Zażalenie nie zasługuje na uwzględnienie.
Zgodnie z art. 49 § 1 ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. 2024 r. poz. 935 ze zm., dalej p.p.s.a.) w związku z art. 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a. jeżeli skarga nie może otrzymać prawidłowego biegu wskutek niezachowania warunków formalnych, przewodniczący wzywa stronę o ich uzupełnienie w terminie 7 dni pod rygorem odrzucenia skargi. Jednym z braków formalnych, o których mowa w art. 49 § 1 p.p.s.a., a który uniemożliwia nadanie skardze biegu, jest brak dokumentu właściwie określającego umocowanie do wniesienia skargi.
Zgodnie z art. 29 p.p.s.a. to na stronie spoczywa obowiązek wykazania nie tylko sposobu jej reprezentacji, ale i umocowania do działania w imieniu spółki konkretnych osób fizycznych (por. post. NSA: z 16 maja 2018 r., I FZ 116/18; z 9 maja 2018 r., II GZ 156/18; publik. CBOSA). Sąd administracyjny jest gospodarzem postępowania sądowoadministracyjnego i nie jest uprawniony do działania w imieniu stron tego postępowania, a do tego doprowadziłoby nałożenie na niego obowiązku weryfikacji danych osoby działającej za stronę z danymi wynikającymi z odpowiedniego rejestru, nawet tak dostępnego jak KRS.
Z art. 37 § 1 p.p.s.a. wynika, że pełnomocnik obowiązany jest przy pierwszej czynności procesowej, którą w niniejszym postępowaniu sądowym było wniesienie skargi, dołączyć do akt sprawy (tj. akt sądowych) pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy lub wierzytelny odpis pełnomocnictwa. Art. 28 § 1 w zw. z art. 29 p.p.s.a. przewidują, że osoby prawne dokonują czynności w postępowaniu przez organy albo osoby uprawnione do działania w ich imieniu, które mają obowiązek wykazania swojego umocowania dokumentem złożonym lub okazanym sądowi przy pierwszej czynności w postępowaniu.
W orzecznictwie sądów utrwalony jest pogląd, że dokumentem wykazującym umocowanie do działania w imieniu skarżącej spółki, będącej osobą prawną, jest odpis z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (zob. np. post. NSA z 30 października 2019 r., I FZ 236/19; publik. CBOSA). Przepis art. 3 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym przewiduje, że rejestr obejmuje podmioty, na które przepisy ustaw nakładają obowiązek uzyskania wpisu do tego Rejestru. Zatem za prawidłową należy uznać praktykę, zgodnie z którą w przypadku spółek prawa handlowego odpowiednim dokumentem w rozumieniu wyżej wskazanych uregulowań jest dokument zawierający informacje z Krajowego Rejestru Sądowego (por. post. NSA z 20 grudnia 2017 r., I FZ 356/17).
Odnosząc powyższe rozważania na grunt niniejszej sprawy, Naczelny Sąd Administracyjny uznaje, że sąd pierwszej instancji trafnie stwierdził, iż strona skarżąca nie uzupełniła dostrzeżonych braków formalnych skargi.
Po pierwsze, w wyznaczonym terminie nie został przedłożony wymagany odpis z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Co istotne, strona nie podważała tej okoliczności, ograniczając swoje zarzuty wyłącznie do podniesienia braku obowiązku złożenia raportu weryfikacji podpisu elektronicznego.
Po drugie, również ten dokument – raport weryfikacji podpisu elektronicznego mocodawcy – nie został złożony w terminie, mimo że stanowił element niezbędny dla skuteczności wniesienia pisma podpisanego elektronicznie do akt sprawy prowadzonych w formie papierowej. Twierdzenie strony, jakoby nie istniał obowiązek jego dołączenia, pozostaje nie do pogodzenia z dotychczasowym orzecznictwem, zgodnie z którym raport ten musi każdorazowo towarzyszyć pismu składanemu w tej formie do tradycyjnych akt sprawy (por. post. NSA z: 12 lutego 2020 r., I FZ 245/19; 12 maja 2020 r., II FZ 106/20; 17 kwietnia 2025 r., I FZ 75/25; publik. CBOSA). Jest to dokument o charakterze technicznym, lecz mający istotne znaczenie procesowe – umożliwia bowiem weryfikację podpisu i potwierdzenie jego prawidłowości, a tym samym przesądza o skuteczności dokonanej czynności.
Późniejsze, ewentualne przedłożenie wskazanych wyżej dokumentów nie konwaliduje wcześniejszego zaniechania. Przekroczenie zakreślonego przez sąd terminu na uzupełnienie braków formalnych powoduje, zgodnie z art. 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a., obowiązek odrzucenia skargi, co też zostało prawidłowo uczynione przez sąd pierwszej instancji.
Mając powyższe na uwadze, Naczelny Sąd Administracyjny na podstawie art. 184 p.p.s.a. w związku z art. 197 § 1 i 2 p.p.s.a. orzekł o oddaleniu zażalenia.