Wyrok NSA z dnia 22 sierpnia 2025, sygn. III FZ 297/25

w obowiązujących przepisach prawa. Przerzucenie na Stronę obowiązku dostarczania dokumentów, do których sąd I instancji ma pełny dostęp, prowadzi do nieuzasadnionego przedłużenia postępowania i narusza zasadę zaufania do organów państwa oraz prawo Strony do rozpoznania sprawy bez nieuzasadnionej zwłoki;

3) art. 45 ust. 1 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. Nr 78, poz. 483 z późn. zm., dalej: "Konstytucja RP"), zgodnie

z którym każdemu przysługuje prawo do sprawiedliwego i jawnego rozpatrzenia sprawy bez nieuzasadnionej zwłoki przez właściwy, niezależny, bezstronny i niezawisły sąd. W niniejszej sprawie nie sposób jednak mówić

o spełnieniu konstytucyjnego standardu sprawiedliwego procesu przed WSA, wobec nieprecyzyjnego i niejednoznacznego sformułowania wezwania do uzupełnienia braków formalnych oraz zaniechania przez sąd I instancji podstawowych czynności zmierzających do sprawnego rozpoznania sprawy. W szczególności należy wskazać na brak weryfikacji uprawnień przedstawicie strony skarżącej, pomimo wskazania przez Stronę numeru KRS, który umożliwiał samodzielne sprawdzenie danych rejestrowych. Wymaganie złożenia wydruku z KRS w sytuacji, gdy możliwa była weryfikacja danych na podstawie numeru rejestru, stanowiło nadmierny formalizm i pozostaje

w sprzeczności z zasadą proporcjonalności oraz dążeniem do efektywnego prowadzenia postępowania sądowo administracyjnego.

Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje:

Zażalenie nie zasługuje na uwzględnienie.

Zgodnie z art. 49 § 1 p.p.s.a. w zw. z art. 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a. jeżeli skarga nie może otrzymać prawidłowego biegu wskutek niezachowania warunków formalnych, przewodniczący wzywa stronę o ich uzupełnienie w terminie 7 dni pod rygorem odrzucenia skargi. Jednym z braków formalnych, o których mowa w art. 49 § 1 p.p.s.a., a który uniemożliwia nadanie skardze biegu, jest brak dokumentu właściwie określającego umocowanie do wniesienia skargi.

Jednocześnie w postępowaniu przed sądami administracyjnymi jest zasadą, że przedstawiciel ustawowy lub organ albo osoby, o których mowa w art. 28 p.p.s.a. (w tym osoby prawne - spółki kapitałowe), mają obowiązek wykazać swoje umocowanie dokumentem przy pierwszej czynności w postępowaniu (art. 29 p.p.s.a.). W przypadku spółek prawa handlowego, dokumentem, z którego wynika umocowanie do występowania w imieniu tego rodzaju spółki, jest co do zasady odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Art. 28 § 1 p.p.s.a. w zw. z art. 29 p.p.s.a. przewidują, że osoby prawne dokonują czynności w postępowaniu przez organy albo osoby uprawnione do działania w ich imieniu, które mają obowiązek wykazania swojego umocowania dokumentem złożonym lub okazanym sądowi przy pierwszej czynności

w postępowaniu. Z art. 37 § 1 p.p.s.a. wynika, że pełnomocnik obowiązany jest przy pierwszej czynności procesowej, którą w niniejszym postępowaniu sądowym było wniesienie skargi, dołączyć do akt sprawy (tj. akt sądowych) pełnomocnictwo

z podpisem mocodawcy lub wierzytelny odpis pełnomocnictwa. Brak wykazania swojego umocowania odpowiednim dokumentem stanowią braki formalne skargi, które nieuzupełnione w wyznaczonym terminie powodują jej odrzucenie (art. 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a.).

W orzecznictwie sądów utrwalony jest pogląd, że dokumentem wykazującym umocowanie do działania w imieniu skarżącej spółki, będącej osobą prawną, jest odpis z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (zob. np. post. NSA z 30 października 2019 r., I FZ 236/19; publik. CBOSA). Przepis art. 3 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2024 r., poz. 979, dalej: "ustawa o KRS") przewiduje, że rejestr obejmuje podmioty, na które przepisy ustaw nakładają obowiązek uzyskania wpisu do tego Rejestru. Takim podmiotem, w myśl art. 36 ust. 8 ustawy o KRS, jest spółdzielnia. Zatem za prawidłową należy uznać praktykę, zgodnie z którą do spółdzielni, podobnie jak w przypadku spółek prawa handlowego, odpowiednim dokumentem w rozumieniu wyżej wskazanych uregulowań jest dokument zawierający informacje z Krajowego Rejestru Sądowego (por. post. NSA z 20 grudnia 2017 r., I FZ 356/17).

Przenosząc powyższe rozważania na grunt niniejszej sprawy, Naczelny Sąd Administracyjny uznaje, że sąd I instancji trafnie stwierdził, iż Skarżąca nie uzupełniła dostrzeżonych braków formalnych skargi. Wskazać należy, że w wyznaczonym terminie nie został przedłożony wymagany odpis z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Co istotne, Strona nie podważała tej okoliczności, ograniczając swoje zarzuty wyłącznie do argumentu o braku obowiązku przesłania odpisu z KRS, w sytuacji nadesłania na wezwanie sądu I instancji numeru KRS.

W ocenie Strony samo nadesłanie numeru KRS jest wystarczającym do identyfikacji

i weryfikacji umocowania osób działających w jej imieniu. W konsekwencji S. uznała, że spełniła obowiązek wynikający z żądania WSA. Zgodnie jednak z utrwalonym stanowiskiem judykatury, sąd administracyjny jest gospodarzem postępowania sądowoadministracyjnego i nie jest uprawniony do działania w imieniu stron tego postępowania, a do tego doprowadziłoby nałożenie na niego obowiązku weryfikacji danych osoby działającej za stronę z danymi wynikającymi

z odpowiedniego rejestru, nawet tak dostępnego jak KRS. Samo podanie numeru Krajowego Rejestru Sądowego nie wypełnia żądania WSA.

W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego niezasadny jest zarzut naruszenia przez WSA art. 45 ust. 1 Konstytucji RP poprzez pozbawienie Strony prawa do sądu. Argumentacja podniesiona w uzasadnieniu zażalenia, wskazująca na nadmierną formalność postępowania, która nie ma uzasadnienia prawnego oraz fakt nieprecyzyjnego i niejednoznacznego sformułowania wezwania do uzupełnienia braków formalnych, pomija kwestie dotyczące obowiązku wykazania umocowania do reprezentowania Skarżącej, prawidłowego wezwania do uzupełnienia braków tym zakresie oraz nieuzupełnienia tych braków przez profesjonalnego pełnomocnika. Wskazać należy, że profesjonalny pełnomocnik, jakim jest adwokat lub radca prawny, podlega większym wymaganiom w związku z posiadaną przez siebie wiedzą z zakresu prawa i znajomością procedury sądowej (postanowienie NSA: z 11 marca 2009 r., I OZ 198/09; z 3 marca 2009 r., I OZ 155/09; z 9 maja 2006 r., II OZ 468/06), toteż w stosunku do tych podmiotów podwyższone zostają standardy rzetelności.

Z tego względu pełnomocnicy, zarówno działając samodzielnie, jak również posługując się osobami trzecimi, winni dołożyć należytej staranności przy podejmowaniu wszelkich działań na rzecz mocodawcy. Wiąże się to

z odpowiedzialnością za prowadzenie sprawy strony oraz odpowiedzialnością za prawidłowy przebieg całego postępowania sądowego (postanowienie NSA z 26 sierpnia 2009 r., II GZ 184/09).

Skoro skarga była dotknięta brakami formalnymi, bowiem nie dołączono do niej dokumentu (odpisu KRS), z którego wynika upoważnienie do reprezentowania Spółki, to należało wezwać Skarżącą do uzupełnienia braków formalnych skargi

w terminie 7 dni od otrzymania wezwania, pod rygorem odrzucenia skargi. Pomimo wezwania, brak formalny nie został w pełni uzupełniony. W konsekwencji zasadnie sąd I instancji odrzucił zażalenie Strony.

Naczelny Sąd Administracyjny wskazuje, że wpis uiszczony od pisma odrzuconego lub cofniętego do dnia rozpoczęcia rozprawy jest wpisem nienależnym, stąd zgodnie z literalnym brzmieniem art. 232 § 1 pkt 1 p.p.s.a., podlega zwrotowi

z tej przyczyny, iż nie doszło do merytorycznej oceny zasadności skargi. W tej sytuacji sąd I instancji zobligowany był zwrócić z urzędu Stronie cały uiszczony wpis od pisma odrzuconego, wskazując jednocześnie podstawę prawną decyzji (por. postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 18 września 2008 r., sygn. akt II FSK 1073/05, opubl. CBOIS).

Nie znajdując podstaw do uwzględnienia zażalenia, Naczelny Sąd Administracyjny na podstawie art. 184 w związku z art. 197 § 1 i § 2 p.p.s.a., orzekł jak w sentencji.