3. art. 45 ust. 1 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 t. (Dz.U. Nr 78 poz. 483 z późn. zm.), zgodnie z którym każdemu przysługuje prawo do sprawiedliwego i jawnego rozpatrzenia sprawy bez nieuzasadnionej zwłoki przez właściwy, niezależny, bezstronny i niezawisły sąd. W niniejszej sprawie nie sposób jednak mówić o spełnieniu konstytucyjnego standardu sprawiedliwego procesu przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym Poznaniu, wobec nieprecyzyjnego i niejednoznacznego sformułowania wezwania do uzupełnienia braków formalnych oraz zaniechania przez Sąd podstawowych czynności zmierzających do sprawnego rozpoznania sprawy. W szczególności należy wskazać na brak weryfikacji uprawnień przedstawicieli strony skarżącej, pomimo wskazania przez stronę numeru KRS, który umożliwiał samodzielne sprawdzenie danych rejestrowych. Wymaganie złożenia wydruku z KRS w sytuacji, gdy możliwa była weryfikacja danych na podstawie numeru rejestru, stanowiło nadmierny formalizm i pozostaje w sprzeczności z zasadą proporcjonalności oraz dążeniem do efektywnego prowadzenia postępowania sądowo administracyjnego.
Wobec powyższych zarzutów wniesiono o:
1) uchylenie postanowienia Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu o sygn. akt I SA/Po 185/25 z 29 kwietnia 2025 r. o odrzuceniu skargi w przedmiotowej sprawie, a w konsekwencji dalsze rozpoznanie sprawy;
2) zwrot kosztów przedmiotowego postępowania, w tym kosztów zastępstwa procesowego według norm przepisanych.
Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje.
Zażalenie nie zasługuje na uwzględnienie.
Stosownie do art. 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a. sąd odrzuca skargę, gdy nie uzupełniono w wyznaczonym terminie braków formalnych skargi. Zgodnie z art. 29 p.p.s.a. brak dokumentu stwierdzającego umocowanie do reprezentacji strony stanowi brak formalny, którego usunięcie w trybie art. 49 § 1 p.p.s.a. w odniesieniu do osób prawnych polega na przedstawieniu aktualnego odpisu z rejestru przedsiębiorców KRS. Powyższego stanowiska nie zmienia wskazana w art. 15 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2024 r. poz. 979 ze zm., dalej: ustawa o KRS) zasada domniemania znajomości ogłoszonych wpisów, jak i okoliczność, że zgodnie z art. 4 ust. 4aa ustawy o KRS pobrane samodzielnie wydruki komputerowe aktualnych i pełnych informacji o podmiotach wpisanych do Rejestru mają moc zrównaną z mocą dokumentów wydawanych przez Centralną Informację.
Obowiązek wykazania umocowania spoczywa na stronie skarżącej, a rolą sądu nie jest wyręczanie strony w zakresie wykazania istnienia umocowania do jej reprezentacji przed sądem administracyjnym (zob.: postanowienia NSA: z 9 maja 2018 r., II GZ 156/18; z 23 października 2015 r., II OSK 2456/15). Oceny tej nie podważa okoliczność, że zgodnie z zasadą jawności rejestru, wyrażoną w art. 8 ustawy o KRS, WSA ma możliwość zapoznania się ze sposobem reprezentacji strony przez ogólnodostępny rejestr KRS. WSA może korzystać z pozyskiwanych samodzielnie dokumentów, lecz jedynie informacyjnie, kontrolnie, na etapie prowadzenia postępowania sądowego, nie zaś na etapie oceny, czy postępowanie to zostało wszczęte przez osobę należycie umocowaną do reprezentowania strony, która - pomimo wezwania - nie przedstawiła stosownych dokumentów.
W przedmiotowej sprawie nie jest kwestionowane, że skarżąca nie uzupełniła na wezwanie Sądu pierwszej instancji braków formalnych skargi przez złożenie dokumentu wskazującego sposób reprezentacji skarżącej (odpisu KRS). Stanowisko skarżącej zmierza zaś do oceny, że pomimo niewykonania wezwania Sądu możliwym było nadanie skardze dalszego biegu celem jej rozpoznania. Z zażalenia wynika, że skarżąca podała numer KRS zarówno w uzupełnionym pełnomocnictwie, jak i w samej skardze na decyzję Samorządowego Kolegium Odwoławczego w miejscu oznaczenia stron skargi, co umożliwiało Sądowi weryfikację danych identyfikacyjnych i reprezentacyjnych w ogólnodostępnym rejestrze publicznym. Wymaganie załączenia dodatkowego dokumentu (wydruku KRS), w ocenie skarżącej, stanowiło nadmierny formalizm, niewynikający wprost z przepisów ustawy (art. 46 i 47 p.p.s.a.) i jako takie nie może być podstawą do uznania, że skarga nie spełnia wymogów formalnych.
Naczelny Sąd Administracyjny stwierdza, że nadesłanie jedynie numeru z rejestru przedsiębiorców nie może zostać uznane za wykonanie wezwania, które jednoznacznie odnosiło się do konieczności przedstawienia dokumentu lub jego uwierzytelnionego odpisu, pozwalającego na ustalenie, kto w dacie wniesienia skargi był uprawniony do działania w imieniu skarżącej. W świetle art. 29 p.p.s.a., osoby reprezentujące osoby prawne obowiązane są wykazać to umocowanie dokumentem przy pierwszej czynności procesowej. W sytuacji, gdy sąd wezwał do złożenia odpisu z KRS lub równoważnego dokumentu rejestrowego, wskazanie jedynie numeru rejestracyjnego nie może zostać uznane za wystarczające. Skarżąca nie przedłożyła dokumentu, na podstawie którego Sąd mógłby ocenić, czy osoba podpisana pod skargą działała jako jej organ lub prawidłowo umocowany przedstawiciel. Brak ten, jako istotny, uniemożliwiał Sądowi ocenę prawidłowości reprezentacji procesowej i stanowił przeszkodę do nadania skardze biegu (por. m.in. postanowienie NSA z 28 maja 2025 r., III FZ 193/25).
Wezwanie z 13 marca 2025 r. skierowane do pełnomocnika skarżącej jednoznacznie wskazywało na konieczność złożenia dokumentu lub jego uwierzytelnionego odpisu określającego umocowanie do reprezentowania strony skarżącej. W świetle ugruntowanego orzecznictwa, przez taki dokument rozumie się aktualny odpis z rejestru przedsiębiorców KRS, który pozwala Sądowi ustalić, czy osoba podpisana pod pełnomocnictwem była uprawniona do działania w imieniu osoby prawnej. Podanie numeru KRS nie pozwala na dokonanie tej oceny i nie spełnia wymogu wynikającego z art. 29 p.p.s.a. oraz art. 46 § 3 p.p.s.a.
Nie sposób również podzielić zarzutu, jakoby Sąd pierwszej instancji powinien był z urzędu skorzystać z jawności Krajowego Rejestru Sądowego i samodzielnie ustalić umocowanie osoby reprezentującej skarżącą. Choć jawność rejestru przewidziana w art. 8 ustawy o KRS oznacza, że każdy ma prawo dostępu do danych rejestrowych, nie oznacza to, że sąd ma obowiązek poszukiwać i gromadzić dokumenty za stronę. W utrwalonym orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego podkreśla się, że odwoływanie się do ustawy o KRS nie może skutecznie usprawiedliwiać zaniechania uzupełnienia braków formalnych pisma procesowego (zob. m.in. postanowienia NSA z: 10 lipca 2018 r., II FZ 319/18; 20 lutego 2019 r., II OZ 107/19; 14 czerwca 2019 r., I FZ 101/19; 12 września 2019 r., I FZ 186/19; 18 listopada 2019 r., II FZ 681/19; 19 czerwca 2023 r., III FZ 236/23). Naczelny Sąd Administracyjny w pełni aprobuje poglądy wyrażone w tych orzeczeniach.
Sam fakt ujawnienia stosownych danych w rejestrze przedsiębiorców KRS, czy opublikowania ich w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, nie zwalnia strony postępowania - niezależnie od tego, czy działa osobiście, czy przez pełnomocnika - z powinności uzupełnienia braków formalnych skargi. Ciężar czynienia tych ustaleń nie może zostać przeniesiony na sąd, który nie jest zobowiązany do samodzielnego poszukiwania i weryfikowania tego rodzaju informacji.
Gdyby zamiarem ustawodawcy było zwolnienie uczestnika postępowania z obowiązku przedstawienia dokumentu potwierdzającego umocowanie z uwagi na dostęp sądu do publicznych rejestrów, to stosowne wyłączenie zostałoby wyraźnie przewidziane w przepisach. Tymczasem zwolnienie strony z obowiązku dokonania określonej czynności procesowej, zwłaszcza takiej, jak uzupełnienie braku formalnego polegającego na niedołączeniu odpisu z KRS, nie może być domniemywane – musi wynikać wprost z ustawy. Potwierdzenie tego stanowiska odnaleźć można w uchwale siedmiu sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego z 18 grudnia 2013 r., sygn. akt I OPS 13/13.
Podkreślić należy, że wykonanie obowiązku z art. 29 w zw. z art. 28 § 1 i art. 37 § 1 p.p.s.a. ma doniosłe znaczenie procesowe. Należyte wykonanie wskazanego obowiązku daje pewność Sądowi, że dany pełnomocnik jest rzeczywiście upoważniony do dokonania określonej czynności procesowej, a ponadto stanowi gwarancję dla strony, że będzie należycie reprezentowana w toczącym się postępowaniu. Wskazane przepisy nabierają szczególnego znaczenia zwłaszcza jeżeli uwzględnić poważne konsekwencje jakie mogą mieć miejsce, gdyby nie interpretować ich w sposób ścisły, czyli tak jak to uczynił Sąd pierwszej instancji. Zgodnie z art. 183 § 2 pkt 2 p.p.s.a. nienależyte umocowanie pełnomocnika powoduje nieważność postępowania. Również zgodnie z treścią art. 271 pkt 2 p.p.s.a nienależyta reprezentacja strony, której przejawem jest działanie w jej imieniu nieumocowanej osoby, stanowi przesłankę do wznowienia postępowania z powodu jego nieważności.
W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego niezasadny jest zarzut naruszenie przez Sąd art. 45 ust. 1 Konstytucji RP poprzez pozbawienie strony prawa do sądu. Argumentacja podniesiona w uzasadnieniu zażalenia, że zaskarżone orzeczenie blokuje rozpoznanie skargi, przez formalność, która nie ma uzasadnienia prawnego, pomija kwestie dotyczące obowiązku wykazania umocowania do reprezentowania skarżącej, prawidłowego wezwania do uzupełnienia braków tym zakresie oraz nieuzupełnienia tych braków przez profesjonalnego pełnomocnika. Wskazać należy, że profesjonalny pełnomocnik, jakim jest adwokat lub radca prawny, podlega większym wymaganiom w związku z posiadaną przez siebie wiedzą z zakresu prawa i znajomością procedury sądowej (postanowienie NSA: z 11 marca 2009 r., I OZ 198/09; z 3 marca 2009 r., I OZ 155/09; z 9 maja 2006 r., II OZ 468/06), toteż w stosunku do tych podmiotów podwyższone zostają standardy rzetelności. Z tego względu pełnomocnicy, zarówno działając samodzielnie, jak również posługując się osobami trzecimi, winni dołożyć należytej staranności przy podejmowaniu wszelkich działań na rzecz mocodawcy. Wiąże się to z odpowiedzialnością za prowadzenie sprawy strony oraz odpowiedzialnością za prawidłowy przebieg całego postępowania sądowego (postanowienie NSA z 26 sierpnia 2009 r., II GZ 184/09).
W zaistniałych okolicznościach Naczelny Sąd Administracyjny orzekł, jak
w sentencji, na podstawie art. 184 w związku z art. 197 § 2 p.p.s.a.