2) pominięcie w procesie wykładni i stosowania prawa zasad wynikających z nowelizacji ustawy p.p.s.a. z dnia 12 września 2025 r. (Dz. U. z 2025 r. poz. 1381), która wyraźnie potwierdza, że sąd może i powinien samodzielnie weryfikować umocowanie strony lub pełnomocnika na podstawie danych ujawnionych w rejestrze publicznym, a ratio legis tej zmiany wskazuje na konieczność eliminacji nadmiernego formalizmu w postępowaniach sądowoadministracyjnych.
W oparciu o powyższe zarzuty, Spółka wniosła o uchylenie zaskarżonego postanowienie oraz zasądzenie na jej rzecz kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa procesowego wraz z opłatą skarbową od pełnomocnictwa, według norm przepisanych.
Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje:
Zażalenie nie zasługuje na uwzględnienie.
W pierwszej kolejności wymaga wskazania, że w analogicznej sprawie wypowiedział się już Naczelny Sąd Administracyjny w postanowieniu z 15 grudnia 2025 r., III FZ 606/25. Sąd w składzie rozpoznającym niniejsze zażalenie podziela w pełni stanowisko wyrażone w uzasadnieniu ww. postanowienia, z tego względu posłuży się argumentacją tam przedstawioną.
Zgodnie z art. 57 § 1 p.p.s.a. skarga powinna zawierać elementy wymienione w pkt od 1 do 3 tego przepisu, a nadto powinna czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym przewidzianym w art. 46 p.p.s.a.
Zgodnie z art. 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a., sąd odrzuca skargę gdy nie uzupełniono w wyznaczonym terminie braków formalnych skargi. Stosownie zaś do art. 28 § 1 w związku z art. 29 p.p.s.a., w brzmieniu obowiązującym w dacie wniesienia skargi i wydania zaskarżonego orzeczenia, osoby prawne dokonują czynności w postępowaniu przez organy albo osoby uprawnione do działania w ich imieniu, które mają obowiązek wykazania swojego umocowania dokumentem przy pierwszej czynności. Organy lub osoby uprawnione do działania w imieniu jednostek organizacyjnych muszą udowodnić, że mają prawo do działania za stronę, a przepis art. 29 p.p.s.a. nakazuje, aby udowodnienie umocowania miało formę dokumentu złożonego lub okazanego sądowi przy pierwszej czynności w postępowaniu (zob. komentarz do art. 29 p.p.s.a. - M. Niezgódka – Medek, [w:] B. Dauter, A. Kabat, M. Niezgódka-Medek, Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, wyd. IX, WKP 2024).
W art. 49 § 1 p.p.s.a. przewidziano zaś, że jeżeli pismo strony, w tym skarga, nie może otrzymać prawidłowego biegu wskutek niezachowania warunków formalnych, przewodniczący wzywa stronę do jego uzupełnienia lub poprawienia w terminie siedmiu dni.
Z akt tej sprawy wynika, że pełnomocnik Spółki został prawidłowo wezwany do usunięcia braków formalnych skargi. Wezwanie doręczono 1 października 2025 r. pełnomocnikowi strony skarżącej pod adresem wskazanym w skardze. W zakreślonym terminie pełnomocnik skarżącej usunął brak formalny skargi w postaci pełnomocnictwa, jednakże nie złożył dokumentu wykazującego umocowanie do jego podpisania przez osobę, która go udzieliła w imieniu Spółki oraz określającego sposób reprezentacji strony skarżącej. Przedłożony dokument nie potwierdza uprawnienia do reprezentowania strony skarżącej na dzień sporządzenia pełnomocnictwa dla radcy prawnego A. S., tj. na dzień 2 grudnia 2025 r., czy też na dzień sporządzenia i wniesienia skargi. Z tego względu nie można uznać, aby strona skarżąca uczyniła zadość wezwaniu Przewodniczącej Wydziału I, które polegało na usunięciu braku formalnego skargi w zakresie złożenia dokumentu określającego umocowanie pełnomocnika do reprezentowania strony skarżącej oraz określający jej sposób reprezentacji.
Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego, sąd pierwszej instancji prawidłowo wskazał, że dokumentem wykazującym umocowanie do podpisania pełnomocnictwa oraz określającym sposób reprezentacji strony skarżącej nie jest aktualna informacja z rejestru przedsiębiorców, w której wskazano innych członków zarządu spółki, niż członkowie, którzy podpisali przedłożone pełnomocnictwo.
W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego wezwanie doręczone stronie zostało sformułowane w sposób prawidłowy, a profesjonalny pełnomocnik, powinien wiedzieć jaki dokument przedstawić aby skutecznie wykazać swoje umocowanie.
Podkreślić należy, że zgodnie z przepisami obowiązującymi w dniu wniesienia skargi i wydania zaskarżonego orzeczenia, obowiązek wykazania umocowania spoczywał na stronie, a rolą sądu nie było wyręczanie strony w zakresie wykazania istnienia umocowania do jej reprezentacji przed sądem administracyjnym (zob.: postanowienia NSA: z 9 maja 2018 r., II GZ 156/18; z 23 października 2015 r., II OSK 2456/15). Oceny tej nie podważa okoliczność, że zgodnie z zasadą jawności rejestru, wyrażoną w art. 8 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2025 r. poz. 869), sąd ma możliwość zapoznania się ze sposobem reprezentacji strony przez ogólnodostępny rejestr KRS. Sąd mógł korzystać z pozyskiwanych samodzielnie dokumentów, lecz jedynie informacyjnie, kontrolnie, na etapie prowadzenia postępowania sądowego, nie zaś na etapie oceny, czy postępowanie to zostało wszczęte przez osobę należycie umocowaną do reprezentowania strony, która - pomimo wezwania - nie przedstawiła stosownych dokumentów.
Należy również podkreślić, że wykonanie obowiązku z art. 29 w zw. z art. 28 § 1 i art. 37 § 1 p.p.s.a. ma doniosłe znaczenie procesowe. Przywołane przepisy mają charakter bezwzględnie obowiązujący, a zatem nieuzupełnienie braku formalnego skargi w wyznaczonym terminie, w sytuacji, gdy brak był istotny, a wezwanie precyzyjnie sformułowane i prawidłowo doręczone, obliguje wojewódzki sąd administracyjny do odrzucenia skargi, nie dając żadnego w tym względzie wyboru. Wskazane przepisy nabierają szczególnego znaczenia zwłaszcza jeżeli uwzględnić poważne konsekwencje jakie mogą mieć miejsce, gdyby nie interpretować ich w sposób ścisły, czyli tak jak to uczynił sąd pierwszej instancji. Zgodnie z art. 183 § 2 pkt 2 p.p.s.a. nienależyte umocowanie pełnomocnika powoduje nieważność postępowania. Również zgodnie z treścią art. 271 pkt 2 p.p.s.a. nienależyta reprezentacja strony, której przejawem jest działanie w jej imieniu nieumocowanej osoby, stanowi przesłankę do wznowienia postępowania z powodu jego nieważności.
Niezasadny jest zarzut naruszenie przez sąd pierwszej instancji art. 45 ust. 1 Konstytucji RP poprzez pozbawienie strony prawa do sądu. Argumentacja podniesiona w uzasadnieniu zażalenia, że zaskarżone orzeczenie blokuje rozpoznanie skargi, przez formalność, która nie ma uzasadnienia prawnego, pomija kwestie dotyczące obowiązku wykazania umocowania do reprezentowania Skarżącej, prawidłowego wezwania do uzupełnienia braków tym zakresie oraz nieuzupełnienia tych braków przez profesjonalnego pełnomocnika. Wskazać należy, że profesjonalny pełnomocnik, jakim jest adwokat lub radca prawny, podlega większym wymaganiom w związku z posiadaną przez siebie wiedzą z zakresu prawa i znajomością procedury sądowej (postanowienie NSA: z 11 marca 2009 r., I OZ 198/09; z 3 marca 2009 r., I OZ 155/09; z 9 maja 2006 r., II OZ 468/06), toteż w stosunku do tych podmiotów podwyższone zostają standardy rzetelności. Z tego względu pełnomocnicy, zarówno działając samodzielnie, jak również posługując się osobami trzecimi, winni dołożyć należytej staranności przy podejmowaniu wszelkich działań na rzecz mocodawcy. Wiąże się to z odpowiedzialnością za prowadzenie sprawy strony oraz odpowiedzialnością za prawidłowy przebieg całego postępowania sądowego (postanowienie NSA z 26 sierpnia 2009 r., II GZ 184/09).
Odnosząc się natomiast do argumentacji zażalenia dotyczącej nowelizacji ustawy p.p.s.a. z 12 września 2025 r. (Dz. U. z 2025 r. poz. 1381), należy podkreślić, że zmiany, które nowelizacja ta wprowadza, weszły w życie 5 listopada 2025 r., a więc już po wniesieniu skargi i wydaniu w sprawie zaskarżonego orzeczenia. Dodatkowo z art. 2 ustawy zmieniającej p.p.s.a. wynika, że do postępowań prowadzonych na podstawie p.p.s.a., wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, stosuje się przepisy dotychczasowe, z tym że do zażaleń uwzględnionych od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy stosuje się przepis art. 232 § 1 pkt 2 p.p.s.a., w brzmieniu nadanym ustawą nowelizującą. Powyższe oznacza, że w niniejszej sprawie sąd pierwszej instancji, wbrew stanowisku strony nie miał obowiązku samodzielnie weryfikować umocowania strony lub pełnomocnika na podstawie danych ujawnionych w rejestrze publicznym, był bowiem zobowiązany stosować przepisy p.p.s.a. w brzmieniu sprzed nowelizacji.
Mając powyższe na uwadze, Naczelny Sąd Administracyjny, na podstawie art. 184 w zw. z art. 197 § 1 i 2 p.p.s.a., orzekł jak w sentencji.