b) sąd, mając dostęp do tych danych, nie podjął z urzędu żadnych czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu reprezentacji, co stanowi naruszenie:
- zasady prawdy obiektywnej (art. 7 p.p.s.a.),
- zasady zaufania obywatela do państwa i stanowionego przez nie prawa,
- zasady sprawiedliwości proceduralnej,
- zakazu nadmiernego formalizmu w postępowaniu sądowym,
co w konsekwencji doprowadziło to do niezasadnego i nieproporcjonalnego odrzucenia skargi, pozbawiając stronę prawa do merytorycznego rozpoznania sprawy.
II. naruszenie przepisów prawa materialnego:
1) art. 45 ust. 1 Konstytucji RP, polegające na naruszeniu prawa do sądu poprzez odrzucenie skargi z przyczyn formalnych, pomimo:
a) przedłożenia przez stronę stosownej dokumentacji, w tym wydruku z rejestru publicznego,
b) możliwości, niezwłocznej weryfikacji danych przez sąd w publicznym rejestrze dostępnym elektronicznie,
c) braku jakichkolwiek przeszkód faktycznych lub prawnych uniemożliwiających sądowi ustalenie stanu reprezentacji spółki,
co w konsekwencji doprowadziło do uniemożliwienia stronie skorzystania z konstytucyjnego prawa do rozpoznania sprawy przez niezawisły, bezstronny i niezależny sąd.
III. naruszenie przepisów wykładni prawa i stosowania prawa poprzez:
1) błędną wykładnię art. 29 p.p.s.a. poprzez przyjęcie, że strona obowiązana jest przedłożyć sądowi dokumenty potwierdzające umocowanie, nawet gdy dane te są publicznie dostępne w rejestrze prowadzonym przez organy państwa, do którego sąd ma pełny i nieograniczony dostęp, co prowadzi do:
a) nieracjonalnego mnożenia czynności procesowych,
b) niepotrzebnego obciążania stron dodatkowymi obowiązkami formalnymi,
c) wydłużania postępowania wbrew zasadzie jego szybkości i sprawności,
d) naruszenia ratio legis przepisów dotyczących jawności rejestrów publicznych.
2) pominięcie w procesie wykładni i stosowania prawa zasad wynikających z nowelizacji ustawy p.p.s.a. z dnia 12 września 2025 r. (Dz. U. z 2025 r. poz. 1381), która wyraźnie potwierdza, że sąd może i powinien samodzielnie weryfikować umocowanie strony lub pełnomocnika na podstawie danych ujawnionych w rejestrze publicznym, a ratio legis tej zmiany wskazuje na konieczność eliminacji nadmiernego formalizmu w postępowaniach sądowoadministracyjnych.
Wskazując na powyższe naruszenia wniesiono o uchylenie zaskarżonego postanowienia w całości oraz zasądzenie na rzecz skarżącej kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa procesowego wraz z opłatą skarbową od pełnomocnictwa, według norm przepisanych.
Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje:
Zażalenie nie zasługuje na uwzględnienie.
Stosownie do treści art. 49 § 1 p.p.s.a. jeżeli pismo strony nie może otrzymać prawidłowego biegu wskutek niezachowania warunków formalnych, przewodniczący wzywa stronę o jego uzupełnienie lub poprawienie w terminie siedmiu dni pod rygorem pozostawienia pisma bez rozpoznania, chyba że ustawa stanowi inaczej. W przypadku skargi rygorem właściwym dla nieuzupełnienia jej braków jest odrzucenie co wynika z art. 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a.
Natomiast art. 57 § 1 p.p.s.a. zakreśla wymogi formalne skargi w postępowaniu sądowoadministracyjnym. Spełnienie wszystkich wskazanych wymogów determinuje skuteczność tego środka zaskarżenia. Jedynie prawidłowa i kompletna skarga może stać się przedmiotem merytorycznych rozważań sądu. Stosownie zaś do art. 28 § 1 w związku z art. 29 p.p.s.a., w brzmieniu obowiązującym w dacie wniesienia skargi i wydania zaskarżonego orzeczenia, osoby prawne dokonują czynności w postępowaniu przez organy albo osoby uprawnione do działania w ich imieniu, które mają obowiązek wykazania swojego umocowania dokumentem przy pierwszej czynności. Organy lub osoby uprawnione do działania w imieniu jednostek organizacyjnych muszą udowodnić, że mają prawo do działania za stronę, a przepis art. 29 p.p.s.a. nakazuje, aby udowodnienie umocowania miało formę dokumentu złożonego lub okazanego sądowi przy pierwszej czynności w postępowaniu (por. M. Niezgódka – Medek. Komentarz do art. 29 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, LEX/el 2013 r.).
Z akt rozpoznawanej sprawy wynika, że pełnomocnik strony został prawidłowo wezwany do usunięcia braków formalnych skargi. Przesyłka pocztowa zawierająca ww. wezwanie została doręczona pełnomocnikowi strony 1 października 2025 r. Termin na usunięcie braków formalnych skargi upływał stronie 8 października 2025 r. W zakreślonym terminie pełnomocnik skarżącej usunął brak formalny skargi w postaci pełnomocnictwa, jednakże nie złożył dokumentu wykazującego umocowanie do jego podpisania przez osobę, która go udzieliła w imieniu strony skarżącej oraz określającego sposób reprezentacji strony skarżącej.
Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego, sąd pierwszej instancji prawidłowo wskazał, że dokumentem wykazującym umocowanie do podpisania pełnomocnictwa oraz określającym sposób reprezentacji strony skarżącej nie jest aktualna informacja z rejestru przedsiębiorców, w której wskazano innych członków zarządu spółki, niż członkowie, którzy podpisali przedłożone pełnomocnictwo.
W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego wezwanie doręczone stronie zostało sformułowane w sposób prawidłowy, a profesjonalny pełnomocnik, powinien wiedzieć jaki dokument przedstawić aby skutecznie wykazać swoje umocowanie.
Mając na uwadze argumentację zażalenia stwierdzić należy, że zgodnie z przepisami obowiązującymi w dniu wniesienia skargi i wydania zaskarżonego orzeczenia, obowiązek wykazania umocowania spoczywał na stronie, a rolą sądu nie było wyręczanie strony w zakresie wykazania istnienia umocowania do jej reprezentacji przed sądem administracyjnym (zob.: postanowienia NSA: z 9 maja 2018 r., II GZ 156/18; z 23 października 2015 r., II OSK 2456/15). Oceny tej nie podważa okoliczność, że zgodnie z zasadą jawności rejestru, wyrażoną w art. 8 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2025 r. poz. 869), sąd ma możliwość zapoznania się ze sposobem reprezentacji strony przez ogólnodostępny rejestr KRS. Sąd mógł korzystać z pozyskiwanych samodzielnie dokumentów, lecz jedynie informacyjnie, kontrolnie, na etapie prowadzenia postępowania sądowego, nie zaś na etapie oceny, czy postępowanie to zostało wszczęte przez osobę należycie umocowaną do reprezentowania strony, która - pomimo wezwania - nie przedstawiła stosownych dokumentów.
Podkreślić należy, że wykonanie obowiązku z art. 29 w zw. z art. 28 § 1 i art. 37 § 1 p.p.s.a. ma doniosłe znaczenie procesowe. Należyte wykonanie wskazanego obowiązku daje pewność sądowi, że dany pełnomocnik jest rzeczywiście upoważniony do dokonania określonej czynności procesowej, a ponadto stanowi gwarancję dla strony, że będzie należycie reprezentowana w toczącym się postępowaniu. Wskazane przepisy nabierają szczególnego znaczenia zwłaszcza jeżeli uwzględnić poważne konsekwencje jakie mogą mieć miejsce, gdyby nie interpretować ich w sposób ścisły, czyli tak jak to uczynił sąd pierwszej instancji. Zgodnie z art. 183 § 2 pkt 2 p.p.s.a. nienależyte umocowanie pełnomocnika powoduje nieważność postępowania. Również zgodnie z treścią art. 271 pkt 2 p.p.s.a nienależyta reprezentacja strony, której przejawem jest działanie w jej imieniu nieumocowanej osoby, stanowi przesłankę do wznowienia postępowania z powodu jego nieważności.
W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego niezasadny jest zarzut naruszenia przez sąd pierwszej instancji art. 45 ust. 1 Konstytucji RP poprzez pozbawienie strony prawa do sądu. Argumentacja podniesiona w uzasadnieniu zażalenia, że zaskarżone orzeczenie blokuje rozpoznanie skargi, przez formalność, która nie ma uzasadnienia prawnego, pomija kwestie dotyczące obowiązku wykazania umocowania do reprezentowania skarżącej, prawidłowego wezwania do uzupełnienia braków tym zakresie oraz nieuzupełnienia tych braków przez profesjonalnego pełnomocnika. Wskazać należy, że profesjonalny pełnomocnik, jakim jest adwokat lub radca prawny, podlega większym wymaganiom w związku z posiadaną przez siebie wiedzą z zakresu prawa i znajomością procedury sądowej (postanowienie NSA: z 11 marca 2009 r., I OZ 198/09; z 3 marca 2009 r., I OZ 155/09; z 9 maja 2006 r., II OZ 468/06), toteż w stosunku do tych podmiotów podwyższone zostają standardy rzetelności. Z tego względu pełnomocnicy, zarówno działając samodzielnie, jak również posługując się osobami trzecimi, winni dołożyć należytej staranności przy podejmowaniu wszelkich działań na rzecz mocodawcy. Wiąże się to z odpowiedzialnością za prowadzenie sprawy strony oraz odpowiedzialnością za prawidłowy przebieg całego postępowania sądowego (postanowienie NSA z 26 sierpnia 2009 r., II GZ 184/09).
Odnosząc się natomiast do argumentacji zażalenia dotyczącej nowelizacji ustawy p.p.s.a. z 12 września 2025 r. (Dz. U. z 2025 r. poz. 1381), należy podkreślić, że zmiany, które nowelizacja ta wprowadza weszły w życie 5 listopada 2025 r., a więc już po wydaniu w sprawie zaskarżonego orzeczenia. Dodatkowo z art. 2 ustawy zmieniającej p.p.s.a. wynika, że do postępowań prowadzonych na podstawie p.p.s.a., wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, stosuje się przepisy dotychczasowe, z tym że do zażaleń uwzględnionych od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy stosuje się przepis art. 232 § 1 pkt 2 p.p.s.a., w brzmieniu nadanym ustawą nowelizującą. Powyższe oznacza, że w niniejszej sprawie sąd pierwszej instancji, wbrew stanowisku strony nie miał obowiązku samodzielnie weryfikować umocowania strony lub pełnomocnika na podstawie danych ujawnionych w rejestrze publicznym, był bowiem zobowiązany stosować przepisy p.p.s.a. w brzmieniu sprzed nowelizacji.
Mając na uwadze powyższe okoliczności, na podstawie art. 184 w zw. z art. 197 § 2 p.p.s.a. Naczelny Sąd Administracyjny orzekł, jak w sentencji.