Z art. 49 § 1 p.p.s.a. wynika, że jeżeli pismo strony nie może otrzymać prawidłowego biegu wskutek niezachowania warunków formalnych, przewodniczący wzywa stronę o jego uzupełnienie lub poprawienie w terminie siedmiu dni pod rygorem pozostawienia pisma bez rozpoznania, chyba że ustawa stanowi inaczej. Takim przepisem szczególnym jest art. 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a. Stosownie do jego treści, sąd odrzuca skargę, jeżeli w wyznaczonym terminie nie uzupełniono jego braków formalnych.
Jak wynika z akt sprawy, zarządzeniem z 17 lipca 2025 r. wezwano pełnomocnika skarżącej do złożenia pełnomocnictwa procesowego do działania w imieniu skarżącej przed wojewódzkim sądem administracyjnym lub przed sądami administracyjnymi – w terminie 7 dni, pod rygorem odrzucenia skargi. Wezwanie zostało odebrane w dniu 25 sierpnia 2025 r. W dniu 1 września 2025 r. na elektroniczną skrzynkę podawczą Sądu wpłynęło pismo wraz z załącznikiem zawierającym wymagane pełnomocnictwo. Załącznik do pisma przewodniego składał się z pisma informującego o złożeniu pełnomocnictwa oraz skanu przedmiotowego dokumentu. Załącznik został podpisany przez pełnomocnika podpisem zaufanym, lecz z raportu weryfikacji podpisu elektronicznego wynikało, że podpis posiada status "negatywnie zweryfikowanego", a według opisu statusu "podpisane dane prawdopodobnie zostały zmodyfikowane". Tego samego dnia pełnomocnik nadał kolejne pismo elektroniczne uzupełniające brak formalny skargi, którego raport wykazał identyczną, negatywną weryfikację. Okoliczności te stały się podstawą do wydania zaskarżonego postanowienia WSA w Warszawie o odrzuceniu skargi.
Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego, odrzucenie skargi przez WSA w Warszawie było przedwczesne. Jeżeli pełnomocnik zdecydował się na uzupełnienie braku formalnego skargi drogą elektroniczną poprzez nadesłanie skanu dokumentu, to najistotniejsze jest na gruncie przepisów p.p.s.a. aby wymagany dokument został podpisany (uwierzytelniony) kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Z istnienia tego wymogu profesjonalny pełnomocnik zdawał sobie sprawę, bowiem załącznik zawierający skan pełnomocnictwa udzielonego mu przez skarżącą został przez niego podpisany podpisem zaufanym, odrębnie od pisma przewodniego na platformie e-PUAP. Ponadto, w okolicznościach sprawy istotne jest, że certyfikat podpisu był ważny na dzień jego składania, bowiem z raportu weryfikacji podpisu wynika, że jest on ważny od 13 lutego 2024 r. do 12 lutego 2027 r. W myśl natomiast art. 20ae ust. 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2025 r. poz. 1703 ze zm.) podpis zaufany wywołuje skutki prawne, jeżeli został utworzony lub złożony w okresie ważności środka identyfikacji elektronicznej, o którym mowa w art. 20aa ust. 1 pkt 1. Również ten wymóg został więc przez pełnomocnika spełniony.
Zatem Sąd I instancji nie powinien poprzestać na weryfikacji podpisu ograniczającej się do komunikatu, że podpis został "negatywnie zweryfikowany". Pomijając już nawet fakt, że owa weryfikacja nastąpiła tylko w jednym z kilku dostępnych sądowi programów służących do takiej weryfikacji podpisów elektronicznych, to tego rodzaju komunikat nie może być przesądzający o stwierdzeniu przez Sąd I instancji, że pełnomocnik skarżącej nie uzupełnił braku formalnego skargi. Opis statusu wskazujący jedynie, że "podpisane dane zostały prawdopodobnie zmodyfikowane" nie wskazuje jednoznacznie na żadną niewątpliwą przyczynę negatywnej weryfikacji podpisu, szczególnie, że certyfikat podpisu był w dacie podpisu ważny. Negatywna weryfikacja podpisu mogła więc wynikać z przyczyn niezależnych od pełnomocnika. W tych okolicznościach sprawy odrzucenie skargi jawi się jako nadmierny rygoryzm procesowy.
Naczelny Sąd Administracyjny podkreśla zatem, że pełnomocnictwo nadesłane przez pełnomocnika zostało podpisane jako załącznik do pisma elektronicznego podpisem zaufanym, w okresie ważności certyfikatu podpisu. Pełnomocnik profesjonalny uzupełnił zatem brak formalny skargi w tym zakresie, w którym jego staranność w tym działaniu nie budzi wątpliwości Sądu rozpoznającego zażalenie. Następcze ustalenia dokonane w Sądzie I instancji, dotyczące weryfikacji podpisu elektronicznego nie mogą stanowić jedynej podstawy do odrzucenia skargi, obarczając za to winą pełnomocnika skarżącej. Sąd I instancji nie podjął bowiem żadnej próby wyjaśnienia przyczyny negatywnej weryfikacji podpisu mając na uwadze fakt, że podpis był ważny w momencie jego składania. Skoro pełnomocnik podpisał odrębnie elektronicznie wymagany załącznik, a certyfikat podpisu był ważny, Sąd I instancji powinien podpis zweryfikować w innych programach (Sigillum, Szafir), a w przypadku tożsamego komunikatu wezwać ponownie pełnomocnika do uzupełnienia braku formalnego skargi – w terminie 7 dni, pod rygorem jej odrzucenia, wskazując na techniczne uchybienia, które występują przy weryfikacji ważnego podpisu, dając możliwość pełnomocnikowi nadesłania ponownie podpisanego elektronicznie pełnomocnictwa lub nadesłania pocztą tradycyjną oryginału lub uwierzytelnionego odpisu pełnomocnictwa. Jak bowiem wynika z akt sprawy, ponownie przesłane pełnomocnictwo, dołączone jako załącznik elektroniczny do zażalenia zostało już poprawnie zweryfikowane przez Sąd w innym programie, przy tożsamej ważności certyfikatu profilu zaufanego.
W tym stanie rzeczy Naczelny Sąd Administracyjny, działając w oparciu o art. 185 § 1 p.p.s.a. w zw. z art. 197 § 2 p.p.s.a., orzekł jak w sentencji postanowienia.
O zwrocie uiszczonego przez skarżącą wpisu sądowego od zażalenia orzeczono na podstawie art. 232 § 1 pkt 2 p.p.s.a. (w brzmieniu obowiązującym od dnia 5 listopada 2025 r., nadanym przez art. 1 pkt 6 i art. 2 ustawy z dnia 12 września 2025 r. o zmianie ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi; Dz. U. z 2025 r., poz. 1427). Co do zwrotu innych kosztów postępowania wymaga wyjaśnienia, że przepisy p.p.s.a. nie przewidują możliwości orzeczenia co do zwrotu kosztów w postępowaniu zażaleniowym. Zgodnie z art. 209 p.p.s.a. o zwrocie kosztów sąd rozstrzyga w każdym orzeczeniu uwzględniającym skargę oraz w orzeczeniu, o którym mowa w art. 201, art. 203 i art. 204 p.p.s.a. Natomiast w niniejszej sprawie zostało rozpoznane zażalenie na postanowienie, zatem Naczelny Sąd Administracyjny nie orzekł o zwrocie kosztów postępowania zażaleniowego.