Na wstępie należy wyjaśnić, że organ w postępowaniu wstępnym podejmuje czynności mające na celu ustalenie, czy zażalenie jest dopuszczalne oraz czy zostało wniesione z zachowaniem terminu. Warunkiem skuteczności czynności procesowej – wniesienia zażalenia – jest zachowanie ustawowego terminu. Uchybienie tego terminu powoduje bezskuteczność zażalenia, co oznacza, że sprawa nie będzie podlegała ponownej merytorycznej ocenie przez organ odwoławczy. Badając, czy zażalenie zostało wniesione w terminie organ zobowiązany jest określić następujące daty: datę doręczenia postanowienia, datę upływu terminu do złożenia zażalenia oraz datę wniesienia zażalenia.
W myśl art. 17 § 1 u.p.e.a. o ile przepisy niniejszej ustawy nie stanowią inaczej, rozstrzygnięcie i zajmowane przez organ egzekucyjny lub wierzyciela stanowisko w sprawach dotyczących postępowania egzekucyjnego następuje w formie postanowienia. Na postanowienie to służy zażalenie, jeżeli niniejsza ustawa lub Kodeks postępowania administracyjnego tak stanowi. Zażalenie wnosi się do organu odwoławczego za pośrednictwem organu, który wydał zaskarżone postanowienie, w terminie 7 dni od dnia doręczenia lub ogłoszenia postanowienia.
Zdaniem Skarżącego doręczenie postanowienia powinno nastąpić do rąk ustanowionego w sprawie Pełnomocnika. W konsekwencji zbadania wymagało, czy organ prawidłowo skierował korespondencję bezpośrednio do Strony i w związku z tym czy był uprawniony do stwierdzenia, że postanowienie z dnia 12 czerwca 2024 r. zostało skutecznie doręczone Stronie w trybie art. 44 k.p.a. w dniu 1 lipca 2025 r.
Zgodnie z art. 40 k.p.a. pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela - temu przedstawicielowi (§ 1). Jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi. Jeżeli ustanowiono kilku pełnomocników, doręcza się pisma tylko jednemu pełnomocnikowi. Strona może wskazać takiego pełnomocnika (§ 2).
Z powyższych przepisów wynika zasada, że w przypadku ustanowienia w sprawie pełnomocnika, doręczenie następuje do jego rąk.
Przy czym istotne jest, że o ustanowieniu pełnomocnika organ musi mieć wiedzę. Tym samym konieczne jest zawiadomienie organu prowadzącego postępowanie o tym fakcie. Dopiero z chwilą zawiadomienia organu o ustanowieniu pełnomocnika ma on obowiązek kierowania do niego korespondencji. Natomiast dokonane już czynności pozostają w mocy. Jeżeli zatem korespondencja została przesłana do strony i oczekuje na odbiór z urzędu pocztowego, a w tym czasie do organu wpłynie pełnomocnictwo, to okoliczność zgłoszenia się pełnomocnika nie ma wpływu na prawidłowość i skuteczność wcześniejszego wysłania a późniejszego doręczenia stronie korespondencji.
Z akt sprawy wynika, że wniosek o wyłączenie z egzekucji Skarżący wniósł osobiście pismem z 19 kwietnia 2024 roku. Z treści pisma nie wynikało, że w sprawie ustanowiono pełnomocnika. Do pisma nie załączono też pełnomocnictwa. Organ egzekucyjny w dacie wydania postanowienia z 13 września 2024 r. nie miał więc wiedzy, że Skarżący w sprawie ustanowił pełnomocnika, gdyż Strona o tym fakcie go nie poinformowała.
Pełnomocnictwo z 10 września 2024 roku, wpłynęło do organu egzekucyjnego drogą mailową 17 września 2024 r., a 20 września 2024 r. pocztową, czyli już po wydaniu zaskarżonego postanowienia i wysyłce korespondencji.
Dyrektor ma rację, że kodeks postępowania administracyjnego nie przewiduje domniemania istnienia pełnomocnictwa. Obowiązek wykazania istnienia pełnomocnictwa w konkretnej sprawie ciąży na stronie lub na samym pełnomocniku.
Pełnomocnictwo, aby mogło wywrzeć skutek w postępowaniu, musi zostać uzewnętrznione, czyli informacja o jego istnieniu musi dotrzeć do organu po myśli art. 33 § 2 k.p.a. Poza tym, informacja ta zgodnie z obowiązującą w postępowaniu administracyjnym zasadą pisemności musi znaleźć odzwierciedlenie w aktach sprawy. Stosownie bowiem do art. 33 § 3 zd. 1 k.p.a. pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Organ musi zostać zawiadomiony o fakcie ustanowienia pełnomocnika w danej, konkretnej sprawie np. przez złożenie dokumentu pełnomocnictwa do akt. Natomiast nie można domniemywać istnienia pełnomocnictwa. Dopiero od momentu zawiadomienia organ zobligowany jest doręczać pełnomocnikowi wszelkie pisma procesowe i zapewnić udział w postępowaniu taki, jak stronie tego postępowania (zob. wyrok II OSK 831/20 z 12 października 2021 roku).
Mając na uwadze powyższe nie sposób przyjąć za uzasadnione twierdzeń Skarżącego, że postanowienie należało doręczyć pełnomocnikowi, skoro informację o tym fakcie organ otrzymał już po wydaniu postanowienia. Procedura doręczenia została zatem wszczęta prawidłowo i toczyła się zgodnie z normami obowiązującymi w zakresie doręczeń. Postanowienie zostało więc prawidłowo skierowane do Strony i doręczone w trybie art. 44 k.p.a.
Zgodnie z art. 44 § 1 k.p.a. w razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 42 i 43: operator pocztowy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej - w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego (pkt 1); pismo składa się na okres czternastu dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) - w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ (pkt 2).
Stosownie do art. 44 § 2 k.p.a. zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu określonym w § 1, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.
W myśl art. 44 § 3 k.p.a. w przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia.
Zgodnie z art. 44 § 4 k.p.a. doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.
Dla przyjęcia, że doszło do doręczenia przesyłki, pomimo braku jej faktycznego przekazania adresatowi, konieczne jest spełnienie określonych czynności, które mogą zostać zweryfikowane w oparciu o adnotacje dokonane przez doręczyciela na kopercie lub zwrotnym potwierdzeniu odbioru. W szczególności chodzi o wskazanie dat kolejnych zawiadomień o pozostawieniu przesyłki w określonym urzędzie, miejsca pozostawienia zawiadomień oraz przyczynę braku doręczeń przesyłki adresatowi. Aby uznać, że przesyłka została skutecznie doręczona w drodze tzw. fikcji doręczenia należy dysponować kopertą z naklejonym zwrotnym potwierdzeniem odbioru, na której znajdą się stosowne pieczęcie i podpisy doręczyciela przy pierwszym i drugim awizowaniu oraz data zwrotu pisma (z podpisem pracownika podejmującego próbę doręczenia przesyłki i datą zwrotu). Dodatkowo konieczna jest adnotacja doręczyciela ze wskazaniem, gdzie zostało umieszczone awizo i gdzie złożona została przesyłka. Kolejne czynności z tym związane winny znaleźć odzwierciedlenie na kopercie i zwrotnym potwierdzeniu odbioru. W aktach sprawy musi się zatem znajdować się dowód, z którego jednoznacznie i jasno wynika, jak działał doręczający (tak WSA w Łodzi w wyroku o sygn. akt II SA/Łd 871/24 z 11 kwietnia 2025 r., publ. LEX nr 3859714).
Ze znajdującego się w aktach zwrotnego potwierdzenia odbioru wynika, że wszystkie opisane wyżej czynności zostały prawidłowo dokonane i udokumentowane - z zachowaniem wymogów określonych w art. 44 k.p.a.
Dyrektor w oparciu o znajdujący się w aktach sprawcy dowód doręczenia przesyłki prawidłowo ustalił datę doręczenia postanowienia. Analiza dowodu doręczenia przesyłki nr [...] wskazuje, że przesyłka została wysłana na adres Strony i wobec nieobecności adresata pod wskazanym adresem była awizowania 23 września 2024 roku (I awizo) i 1 października 2024 r. (II awizo). Od daty I awiza biegł 14-dniowy termin, o którym mowa w art. 44 § 1 i 3 k.p.a., z którego upływem nastąpił skutek prawny w postaci doręczenia zastępczego (tj. 7 października 2024). Od tej daty liczono 7 dniowy termin do wniesienia zażalenia.
Wszystkie ww. czynności znajdują potwierdzenie na zwrotnym potwierdzeniu odbioru i kopercie. Na przesyłce znajdą się bowiem pieczęcie i podpisy doręczyciela przy pierwszym i drugim awizowaniu oraz data zwrotu pisma z podpisem pracownika podejmującego próbę doręczenia przesyłki i datą zwrotu. Na potwierdzeniu widnieje też adnotacja doręczyciela z informacją, gdzie zostało umieszczone awizo i gdzie złożona została przesyłka.
W tej sytuacji zasadnie w zaskarżonym postanowieniu przyjęto, że postanowienie doręczono Stronie w trybie art. 44 k.p.a. 7 października 2024 r., gdyż nie wystąpiły jakiekolwiek nieprawidłowości przy doręczaniu korespondencji.
Podkreślenia wymaga, że zwrotne poświadczenie odbioru jest dokumentem urzędowym, który z mocy art. 76 § 1 k.p.a. korzysta z domniemania prawdziwości i zgodności z prawdą tego, co zostało w nim stwierdzone, zatem organ słusznie posłużył się nim do określenia daty odbioru postanowienia.
Przy czym w niniejszej sprawie nie było podstaw do prowadzenia postępowania reklamacyjnego, gdyż wszystkie czynności zostały przez doręczającego prawidłowo udokumentowane.
W konsekwencji należało przyjąć, że siedmiodniowy termin do złożenia zażalenia liczony od 7 października 2024 r. upływał z dniem 14 października 2024 r. Tymczasem zażalenie nadano dopiero 27 listopada 2024 r. tj. z przekroczeniem ustawowego terminu. Datę wniesienia środka zaskarżenia potwierdza stempel pocztowy znajdujący się na kopercie. Zatem prawidłowe jest stanowisko Dyrektora, żre Strona uchybiła siedmiodniowemu terminowi do jego wniesienia.
Z uwagi na powyższe – przekroczenie terminu – Dyrektor prawidłowo stwierdził, że zażalenie zostało wniesione z uchybieniem terminu i zastosował art. 134 § 1 k.p.a., zgodnie z którym organ odwoławczy stwierdza w drodze postanowienia niedopuszczalność odwołania oraz uchybienie terminu do wniesienia odwołania. W konsekwencji zarzuty skargi okazały się bezzasadne. Sąd nie stwierdził także z urzędu innych uchybień.
Sąd rozpoznając niniejszą sprawę, będąc związany dyspozycją art. 134 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tj.: Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.), nie stwierdził naruszeń prawa, które powodowałoby konieczność wyeliminowania zaskarżonego postanowienia z obrotu prawnego.
Mając na względzie wszystkie przedstawione okoliczności Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku, na podstawie art. 151 ww. ustawy, oddalił skargę.