Wyrok WSA z dnia 09 lipca 2025, sygn. I SA/Gd 300/25

Istota sporu w niniejszej sprawie sprowadza się do ustalenia daty doręczenia pełnomocnikowi Skarżącej decyzji, od której należy liczyć czternastodniowy termin do wniesienia odwołania od decyzji organu I instancji.

Kwestia doręczeń została uregulowana w art. 39 § 1 k.p.a., zgodnie z którym organ administracji publicznej doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 u.d.e., chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu.

Doręczenia elektroniczne stanowią podstawowy sposób doręczania korespondencji przez organy administracji publicznej. Dopiero gdy nie ma możliwości doręczenia drogą elektroniczną, organ administracji publicznej doręcza pisma pocztą albo przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy (art. 39 § 2 k.p.a.).

Stosownie do art. 394 k.p.a., w przypadku doręczenia w sposób, o którym mowa w art. 39 § 1, do ustalenia dnia doręczenia korespondencji stosuje się przepis art. 42 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.

Zgodnie z art. 40 u.d.e., operator wyznaczony w ramach świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego wystawia dowody wysłania i dowody otrzymania zgodnie ze standardem, o którym mowa w art. 26a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.

Dowód otrzymania, stosownie do art. 41 ust. 1 u.d.e., jest wystawiany po:

1) odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego;

2) wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego;

3) upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu.

Przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu (art. 41 ust. 2 u.d.p.). Natomiast przez wpłynięcie dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych rozumie się zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu (art. 41 ust. 3 u.d.p.).

Zgodnie zaś z art. 42 ust. 1 u.d.e., w przypadku doręczania korespondencji przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego korespondencja jest doręczona we wskazanej w dowodzie otrzymania chwili:

1) odebrania korespondencji – w przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt 1;

2) wpłynięcia korespondencji – w przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt 2.

W przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt 3, korespondencję uznaje się za doręczoną w dniu następującym po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego (art. 42 ust. 2 u.d.e.).

Z powyższych przepisów wynika, że ustawodawca wyraźnie rozróżnił moment wpłynięcia dokumentu na elektroniczną skrzynkę odbiorczą i moment jego doręczenia adresatowi. Czym innym jest bowiem wpłynięcie dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych, przez które rozumie się zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu, a czym innym odebranie dokumentu elektronicznego, czyli każde działanie adresata, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres i może zapoznać się z treścią dokumentu.

W obu przypadkach kluczowym dokumentem potwierdzającym daną czynność jest odpowiednio dowód wysłania i dowód otrzymania. Dowód otrzymania jest wystawiany w trzech przypadkach, tj. po odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, po wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego lub po upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu. W przypadku doręczenia elektronicznego korespondencji przez podmiot publiczny do podmiotu niepublicznego korespondencja jest doręczona we wskazanej w dowodzie otrzymania chwili odebrania korespondencji. Dowód otrzymania można zatem uznać za elektroniczny odpowiednik papierowego zwrotnego potwierdzenia odbioru.

Jak już wyżej wskazano, decyzja organu I instancji została wysłana pełnomocnikowi strony skarżącej za pośrednictwem platformy ePUAP. Zgodnie z art. 147 ust. 3 u.d.p., doręczenie korespondencji nadanej przez podmiot publiczny posiadający elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP do osoby fizycznej lub podmiotu niebędącego podmiotem publicznym, o których mowa w ust. 2, nieposiadających adresu do doręczeń elektronicznych, jeżeli:

1) korespondencja ta stanowi odpowiedź na podanie albo wniosek złożone w ramach usługi udostępnionej w ePUAP, albo

2) ta osoba fizyczna lub ten podmiot wystąpiły do organu administracji publicznej o doręczenie korespondencji na konto w ePUAP

– jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do dnia 31 grudnia 2025 r.

W przypadkach, o których mowa w ust. 1-3, urzędowe poświadczenie odbioru, o którym mowa w art. 3 pkt 20 ustawy zmienianej w art. 105, jest równoważne dowodowi otrzymania, o którym mowa w art. 41 (art. 147 ust. 4 u.d.e.). Do doręczeń, o których mowa w ust. 1-3 i 5, przepis art. 41 stosuje się odpowiednio (art. 147 ust. 6 u.d.e.).

Zgodnie z art. 3 pkt 20 ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 1557 z późn. zm.), urzędowe poświadczenie odbioru oznacza dane elektroniczne powiązane z dokumentem elektronicznym doręczonym podmiotowi publicznemu lub przez niego doręczanym w sposób zapewniający rozpoznawalność późniejszych zmian dokonanych w tych danych, określające:

a) pełną nazwę podmiotu publicznego, któremu doręczono dokument elektroniczny lub który doręcza dokument,

b) datę i godzinę wprowadzenia albo przeniesienia dokumentu elektronicznego do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego - w odniesieniu do dokumentu doręczanego podmiotowi publicznemu,

c) datę i godzinę podpisania urzędowego poświadczenia odbioru przez adresata z użyciem mechanizmów, o których mowa w art. 20a ust. 1 albo 2 – w odniesieniu do dokumentu doręczanego przez podmiot publiczny,

d) datę i godzinę wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru

Urzędowe Poświadczenie Odbioru stanowi zatem niepodważalny dowód doręczenia pisma za pośrednictwem platformy ePUAP, który zawiera jednoznaczną identyfikację strony, czynności oraz czasu dokonania danej czynności.

W aktach rozpoznawanej sprawy brak jest Urzędowego Poświadczenia Odbioru decyzji organu I instancji przez pełnomocnika Skarżącej. Brak Urzędowego Poświadczenia Odbioru oznacza brak dokumentu jednoznacznie potwierdzającego skuteczne doręczenie stronie skarżącej decyzji organu I instancji, zawierającego datę doręczenia. Jednocześnie w treści skargi pełnomocnik Skarżącej wskazuje, że decyzja Starosty została odebrana w dniu 28 lutego 2025 r.

W ocenie sądu, w świetle powyższych okoliczności nie można w sposób jednoznaczny przyjąć, że decyzja organu I instancji została doręczona pełnomocnikowi Skarżącej w dniu 19 lutego 2025 r. Stanowisko organu odwoławczego w tym zakresie nie znajduje potwierdzenia w aktach sprawy. Organy nie dysponują bowiem Urzędowym Poświadczeniem Odbioru, ani innym równoważnym dokumentem, potwierdzającym, że decyzja organu I instancji została doręczona pełnomocnikowi skarżącego w tym dniu.

Jedynym dokumentem, jakim dysponują organy jest potwierdzenie nadania, z którego wynika, że dokument elektroniczny został przekazany do systemu odbiorcy w dniu 19 lutego 2025 r., o godz. 12.57. Mając na uwadze przepisy regulujące doręczenia elektroniczne, jego treść sugeruje jednak, że data 19 lutego 2025 r., w której decyzja została "przekazana do systemu odbiorcy" stanowi datę wpłynięcia dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych, czyli zaistnienia warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu (art. 41 ust. 3 u.d.p.). SKO nie ustaliło natomiast daty, w której dokument został "odczytany", a która to stanowi datę odebrania korespondencji (art. 41 ust. 2 u.d.p.).

W tej sytuacji nie można przyjąć, że decyzja organu I instancji została doręczona pełnomocnikowi Skarżącej w dniu 19 lutego 202 r. i od tej daty liczyć czternastodniowy termin do wniesienia odwołania. Decyzja ta wprawdzie znalazła się na skrzynce odbiorczej strony w dniu 19 lutego 2025 r. (wpłynęła), jednak SKO nie przedstawiło dowodu, że została odczytana przez pełnomocnika Skarżącej (odebrana) w tym samym dniu. Jednocześnie w treści skargi pełnomocnik Skarżącej wskazuje, że decyzja Starosty została pobrana z systemu (odebrana) w dniu 28 lutego 2025 r., co by oznaczało, że odwołanie od decyzji Starosty z dnia 19 lutego 2025 r. zostało wniesione w ustawowym terminie.

Powyższe oznacza, że organ odwoławczy dopuścił się naruszenia wskazanych na wstępie przepisów postępowania, które miało wpływ na wynik sprawy. Decydując się na tryb przedłożenia zamiast trybu doręczenia, organ I instancji w istocie pozbawił się doręczenia w sposób zapewniający jednoznaczną identyfikację czasu dokonania tej czynności. Strona postępowania nie może natomiast ponosić negatywnych konsekwencji takich zaniedbań organu. Jeszcze raz podkreślić należy, że ustawodawca wyraźnie rozróżnia moment wpływu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych i moment odebrania tej korespondencji przez adresata, a także chwilę doręczenia korespondencji w zależności od tego czy adresatem jest podmiot publiczny czy niepubliczny. Wydając zaskarżone rozstrzygnięcie organ odwoławczy nie dysponował Urzędowym Poświadczeniem Odbioru, ani innym równoważnym dokumentem potwierdzającym, że decyzja organu I instancji została doręczona stronie w dniu 19 lutego 2025 r., a mimo to, nie uzasadniając w ogóle swojego stanowiska, w sposób dowolny przyjął, że jest to data doręczenia stronie decyzji organu I instancji, od której należy liczyć czternastodniowy termin do wniesienia odwołania.

Organ odwoławczy uwzględni powyższe uwagi i o ile nie przedstawi dowodu potwierdzającego pobranie (doręczenie) decyzji Starosty przez pełnomocnika Skarżącej w dniu 19 lutego 2025 r., rozpozna odwołanie jako wniesione w ustawowym terminie.

Z tych wszystkich względów, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku uchylił zaskarżone postanowienie SKO, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r. poz. 935 z późn. zm.), dalej jako "p.p.s.a.".

O kosztach orzeczono na podstawie art. 200 w zw. z art. 205 p.p.s.a.

Sprawa niniejsza została rozpoznana przez sąd na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym. W świetle art. 119 pkt 3 p.p.s.a. sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, gdy przedmiotem skargi jest postanowienie wydane w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie albo kończące postępowanie, a także postanowienie rozstrzygające sprawę co do istoty oraz postanowienia wydane w postępowaniu egzekucyjnym i zabezpieczającym, na które służy zażalenie. W sprawie niniejszej przedmiotem skargi było postanowienie wymienione w art. 119 pkt 3 p.p.s.a.