Zdaniem Skarżącej wznowienie postępowania jest możliwe także wtedy, gdy podatnik wiedział o faktach lub dowodach, ale z jakichś przyczyn nie przedstawił ich organowi podatkowemu prowadzącemu postępowanie podatkowe. Z art. 240 § 1 pkt 5 O.p. nie wynika, aby "nieznajomość" nowych dowodów lub nowych okoliczności faktycznych w dacie wydania postanowienia dotyczyła także podatnika. W jej ocenie stanowisko to znajduje uzasadnienie w wyroku WSA w Krakowie z dnia 22 listopada 2024 r. sygn. akt I SA/Kr 697/24 oraz wyrokach NSA z 27 lutego 2020 r., sygn. akt II FSK 1299/19, z 21 kwietnia 2020 r., sygn. akt III FSK 45/20, z 9 lutego 2022 r., sygn. akt I FSK 1556/18, z 24 sierpnia 2022 r., sygn. akt III FSK 692/22, z 28 lipca 2023 r., sygn. akt II FSK 108/21, z 31 stycznia 2024 r., sygn. akt III FSK 3729/21.
Dokonując wykładni językowej art. 240 § 1 pkt 5 O.p. należy wywieść, że okoliczności lub dowody wcale nie muszą być nowe dla podatnika, aby wznowić postępowanie i ewentualnie uchylić decyzję pierwotną, jeśli zachodzi cecha istotności. Gdyby w art. 240 § 1 pkt 5 O.p. rzeczywiście chodziło o "nowość" także dla podatnika, w omawianym przepisie ustawodawca wyraźnie by to zastrzegł. Dokonując także wykładni systemowej zewnętrznej postępowaniu podatkowym inaczej niż w procedurze cywilnej i w Prawie o postępowaniu przed sądami administracyjnymi w odniesieniu do omawianej przesłanki wznowieniowej nie stawia się warunku, by nowe okoliczności czy dowody nie były znane stronie w trakcie postępowania objętego wznowieniem. Brak jest bowiem analogicznego stwierdzenia "z których strona nie mogła skorzystać". Spółka odwołała się także do wykładni historycznej, wskazując, że usunięcie z treści przepisu zwrotu "nie mogły być powołane przez stronę bez jej winy" oznacza, że obecnie nowe dowody (jak również nowe okoliczności) mogą być powołane nawet wówczas, gdy nie zostały powołane przez stronę z przyczyn przez nią zawinionych, a także wówczas gdy podatnicy mieli o tych dowodach lub okolicznościach jakąkolwiek wiedzę. W odniesieniu do strony postępowania w Ordynacji podatkowej brak jest obowiązku przedstawienia wszystkich znanych dowodów lub okoliczności faktycznych. W przepisach regulujących postępowanie podatkowe prekluzji dowodowej nie przewidziano.
W rozpatrywanej sprawie organ podatkowy, jak już wyżej wspomniano, wprawdzie o nich powziął wiadomość lecz nie dysponował żadnymi dowodami na powyższą okoliczność.
Strona zakwestionowała zapatrywanie SKO, że powoływała się na pełnomocnictwa UPL-1P, gdy tymczasem nie wskazała na tę okoliczność żadnych dowodów. To organ podatkowy I instancji wzywał Stronę do dostarczenia pełnomocnictwa UPL-1P. Na tamtym etapie postępowania Strona prezentowała wyłącznie pogląd, że wystarczające jest pełnomocnictwo PPS-1. Pogląd ten nie znalazł jednak ostatecznie uznania tak organów podatkowych, jak sądu administracyjnego. Niezależnie od tego nawet przy powoływaniu się przez Skarżącą na istniejące umocowanie UPL-1P, to przy jego zaginięciu w tamtym okresie oznacza to wyłącznie deklarację posiadania danego umocowania, ale bez jego przedłożenia organowi podatkowemu. W sytuacji brak przedłożenia na wezwanie właściwego dokumentu organ podatkowy nie dysponował dokumentem UPL-1P, który w tym konkretnym postępowaniu nie został mu okazany. Jeżeli dokument nie został przedłożony, to wadliwe jest kluczowe dowodzenie SKO o braku sytuacji "zaginięcia pełnomocnictw" i ich późniejszego "odnalezienia". Właśnie przedłożenie przez Stronę pełnomocnictwa PPS-1 dowodziło w tamtym momencie o braku wiedzy odnośnie posiadania umocowanie UPL-1P.
W odpowiedzi na skargę SKO podtrzymało dotychczasowe stanowisko w sprawie i wniosło oddalenie skargi.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku zważył, co następuje:
Skarga podlega oddaleniu, albowiem zaskarżone postanowienie nie narusza prawa.
Istota sporu sprowadza się do wykładni art. 240 § 1 pkt 5 O.p. i zasad na których prowadzone jest postępowanie wznowieniowe w sytuacji zaofiarowania przez stronę dowodu, który w jej ocenie stanowi nowy dowód istniejące w dniu wydania decyzji nieznany organowi, który wydał decyzję.
Na wstępie rozważań podnieść należy, że jedną z naczelnych zasad postępowania podatkowego jest, wyrażona w art. 128 O.p., zasada trwałości decyzji ostatecznych, stanowiąca, że decyzje, od których nie służy odwołanie w postępowaniu podatkowym, są ostateczne. Uchylenie lub zmiana tych decyzji, stwierdzenie ich nieważności oraz wznowienie postępowania mogą nastąpić tylko w przypadkach przewidzianych w tej ustawie lub w ustawach podatkowych.
W konsekwencji, wzruszenie takich decyzji nie jest poddane pełnej swobodzie, lecz ogranicza się do ściśle określonych przypadków. Odstępstwem od powyższej zasady są tzw. tryby nadzwyczajne wzruszania decyzji ostatecznych, w tym tryb wznowienia postępowania.
Postępowanie wznowieniowe toczy się w ściśle określonych ramach prawnych, a jego przedmiotem nie może być ponowne rozpoznanie sprawy we wszystkich jej aspektach, lecz jedynie zbadanie, czy zaszły wyjątkowe okoliczności, wyliczone w art. 240 § 1 O.p. Wznowienie postępowania, w ramach którego dopuszczalna jest weryfikacja decyzji ostatecznej w trybie nadzwyczajnym, nie może więc zastępować kontroli sprawowanej w postępowaniu zwykłym w ramach postępowania odwoławczego. Wyłącznym celem tego postępowania jest ustalenie, czy postępowanie zakończone ostateczną decyzją było dotknięte jedną z kwalifikowanych wad przewidzianych w art. 240 § 1 O.p., a następnie, w zależności od poczynionych ustaleń, wydanie jednego z możliwych rozstrzygnięć, przewidzianych w art. 245 § 1 O.p.
Wznowienie postępowania jest instytucją procesową, która umożliwia weryfikację ostatecznych decyzji podatkowych z powodu wad postępowania, a nie samej decyzji. Enumeratywnie wymienione w powyższym przepisie podstawy wznowienia postępowania nakazują organom dokonywanie ich precyzyjnej interpretacji. Przedmiotem takiego postępowania nie może być zatem powtórne merytoryczne rozpoznanie sprawy, gdyż w sposób oczywisty naruszałoby to zasadę trwałości decyzji. Powyższe uwagi odnoszą się także do postanowień ostatecznych.
Zaskarżone postanowienie zostało wydane w trybie postępowania nadzwyczajnego, wszczętego przez organ na skutek złożonego przez Skarżącą wniosku o wznowienie postępowania podatkowego zakończonego postanowieniem ostatecznym SKO w przedmiocie pozostawienia podania bez rozpoznania. Skarżąca składając wniosek o wznowienie postępowania załączyła dowody w postaci pełnomocnictw i powołała się na zaistnienie przesłanki wznowienia z art. 240 § 1 pkt 5 O.p.
Mając na uwadze powyższe wyjaśnić należy, że na podstawie art. 240 § 1 pkt 5 O.p. w sprawie zakończonej decyzją ostateczną wznawia się postępowanie, jeżeli wyjdą na jaw istotne dla sprawy nowe okoliczności faktyczne lub nowe dowody istniejące w dniu wydania decyzji nieznane organowi, który wydał decyzję. Przywołana podstawa wznowienia będzie mieć zastosowanie, gdy spełnione zostaną łącznie następujące przesłanki: 1) wyjdą na jaw nowe okoliczności faktyczne lub nowe dowody, 2) są one istotne dla sprawy, 3) nie były znane organowi, który wydał decyzję, 4) istniały w dniu wydania decyzji.
Skarżąca w niniejszej sprawie powołuje się na nowe dowody - pełnomocnictwa. W tym zakresie należy przypomnieć, że Spółka złożyła wniosek o wznowienie postępowania w sprawie zakończonej postanowieniem SKO utrzymującym w mocy postanowienie Wójta Gminy o pozostawieniu podania bez rozpoznania.
W ocenie Sądu nie można uznać, że dokumenty te są dowodami nowymi, skoro Spółka we wniosku o stwierdzenie nadpłaty powoływała się na pełnomocnictwa UPL-1P z dnia 22 października 2019 r. i z dnia 4 lipca 2019 r. a organ wzywał ją o ich nadesłanie.
Ponadto z akt sprawy wynika, że w ramach tego postępowania Spółka złożyła zażalenie na postanowienie Wójta Gminy, do którego załączyła pełnomocnictwa UPL-1P z upoważnieniem dla osób składających wniosek o stwierdzenie nadpłaty i podpisujących korekty deklaracji.
Z powyższego wynika, że dowody te zostały złożone w postępowaniu zwykłym. Nie mają więc waloru nowości. Były znane zarówno Spółce jak i SKO. Z tego względu należało przyjąć, że (bez względu na to, czy nowym dowodem jest także ten, który stronie był w postępowaniu zwyczajnym znany) dowody te były znane zarówno SKO przed wydaniem orzeczenia kończącego sprawę, jak również Spółce, która je złożyła już w postępowaniu zażaleniowym.
Sąd wskazuje, że w ww. postępowaniu Spółka była zobowiązana w wyznaczonym terminie do złożenia określonych dokumentów. W takiej sytuacji złożenie ich po jego upływnie nie stanowi o zaistnieniu przesłanki ujawnienia, odkrycia nowych okoliczności faktycznych lub nowych dowodów. W takiej sytuacji, tj. niedochowania terminu Spółka mogła skorzystać z instytucji jego przywrócenie. Tego jednak nie uczyniła, a swoje zaniechanie próbuje skorygować poprzez zainicjowanie postępowania wznowieniowego.
Celem instytucji wznowienia postępowania nie jest niwelowanie zwykłych błędów strony postępowania. Nie może ono służyć do usuwania jej błędów i zaniechań. Jest to środek nadzwyczajny i jako taki nie służy do korygowania uchybień, których strona dopuściła się nie wykonując wezwania do niej skierowanego. Przychylenie się do stanowiska Skarżącej co do tego, że brak jej reakcji na wezwanie do złożenia pełnomocnictwa na wezwanie organu może być przez nią usunięty w postępowaniu wznowieniowym prowadziłoby do wypaczenia sensu i celu tego postępowania.
Z przedstawionych okoliczności wynika zatem, że SKO przed wydaniem ostatecznego postanowienia dysponowało rzeczonymi pełnomocnictwami. Spółka złożyła je bowiem jako załączniki do zażalenia na postanowienie organu I instancji. Już z tego względu nie można podzielić stanowiska Spółki, że do wniosku o wznowienie postępowania załączyła nowe dowody. Dowody te zostały złożone 16 sierpnia 2021 r. Natomiast SKO ostateczne postanowienie wydało w dniu 10 stycznia 2022 r. W takiej sytuacji nie można zatem mówić o nowości dowodu.
Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 17 września 2025 r. sygn. akt II FSK 556/25 (dostępny na stronie: orzeczenia.nsa.gov.pl) wyjaśnił, że użyty w art. 240 § 1 pkt 5 zwrot "wyjdą na jaw" oznacza, że istotny jest moment ujawnienia danego dowodu lub okoliczności, czyli udostępnienia ich organowi, a nie moment faktycznego zapoznania się z nimi przez pracownika organu. Dla oceny zaistnienia przesłanki z art. 240 § 1 pkt 5 O.p. (...) konieczne jest ustalenie ich istotności dla sprawy przez dokonanie oceny przydatności dowodów i okoliczności przedstawionych przez stronę dla potrzeb ponownego postępowania przed organem podatkowym.
W postępowaniu wznowieniowym nie każdy dowód może zostać uznany za przesłankę wynikającą z art. 240 § 1 pkt 5 O.p. Przez pojęcie nowych okoliczności faktycznych lub nowych dowodów, o których mowa w powyższym przepisie, należy rozumieć zarówno okoliczności lub dowody nowo odkryte, jak i po raz pierwszy zgłoszone przez stronę. Istotne jest jednak, aby ujawnione w sprawie nowe okoliczności lub nowe dowody istniały w dniu wydania decyzji. Przez nową okoliczność istotną dla sprawy należy rozumieć taką, która mogła mieć wpływ na odmienne rozstrzygnięcie sprawy, co oznacza, że w sprawie zapadłaby decyzja co do swej istoty odmienna od rozstrzygnięcia dotychczasowego.
Określenie "wyjdą na jak istotne dla sprawy nowe okoliczności faktyczne lub nowe dowody istniejące w dniu wydania decyzji" oznacza, że stają się one jawne, wiadome, przestaną być tajemnicą - nie tylko dla organu ale także dla strony. Organowi mają być one tylko nieznane w dniu wydania decyzji.
Nie można uznać, że istniejące w dniu wydania ostatecznego postanowienia dowody "wyszły na jaw" dopiero po jego wydaniu.
Jeśli natomiast przyjąć założenie, że Spółka nie złożyła dowodów tych wcześniej (jako załącznik do zażalenia) i organ podatkowy ich w tym momencie "nie znał", to niemniej nie są one nowe bo nie wyszły "na jaw" gdyż nie były stronie niewiadome, utajone wobec niej. Co więcej Spółka była wzywana do przedłożenia pełnomocnictw zatem barak aktywności strony w celu wykazania umocowania do określonej czynności nie może stanowić na dalszych etapach postępowania argumentu przemawiającego za wznowieniem postępowania i uchyleniem ostatecznego rozstrzygnięcia organu. Zasada współdziałania strony z organem podatkowym służy ochronie interesu podatnika, lecz jednocześnie nakłada na niego obowiązek udziału w postępowaniu tak aby ta ochrona nie doznawała uszczerbku. Powoduje to obowiązek strony do powoływania wszelkich okoliczności faktycznych, dowodów, które prowadzą do pełnego wyjaśnienia sprawy. Czynny udział strony w postępowaniu ma zasadnicze i istotne znaczenie dla zagwarantowania prawidłowości i poprawności rozstrzygnięcia.
Spółka w tej sprawie została wezwana do przedstawienia pełnomocnictw. Skoro z obowiązku tego się nie wywiązała, to nie może jednocześnie obecnie powoływać się na ujawnienie nowego dowodu. Dowód ten bowiem z jej winy nie został uprzednio organowi przedstawiony mimo wystosowania wezwania.
Tym samym argumentacja przedstawiona w powołanych przez Spółkę orzeczeniach nie przystaje do stanu faktycznego niniejszej sprawy. Przy czym Sąd zauważa, że wyrok WSA w Krakowie z dnia 22 listopada 2024 r. sygn. akt I SA/Kr 697/24, na który Spółka powołała się w skardze został uchylony przez NSA powołanym wyżej wyrokiem NSA z 17 września 2025 r. sygn. akt II FSK 556/25.
Złożone pełnomocnictwa UPL-1 nie stanowią nowych dowodów istniejących w dniu wydania postanowienia z dnia 10 stycznia 2022 r., a nieznanych organowi orzekającemu w sprawie. Na etapie zwykłego postępowania Spółka powoływała się na nie i była prawidłowo wzywana do ich przedłożenia, lecz nie uczyniła tego. Jej zaniechanie wynikało z innej oceny zakresu pełnomocnictwa.
W ocenie Sądu, wbrew zarzutom skargi, SKO prawidłowo oceniło, że w sprawie nie zaistniała przesłanka z art. 240 § 1 pkt 5 O.p., bowiem nie stwierdzono, iż wyszły na jaw istotne dla sprawy nowe okoliczności faktyczne lub nowe dowody istniejące w dniu wydania postanowienia ostatecznego, nieznane temu organowi.
W konsekwencji należało stwierdzić, że skarga jest bezzasadna. Sąd rozpoznając przedmiotową skargę nie stwierdził też z urzędu naruszeń prawa, które mogłyby stanowić podstawę do wyeliminowania z obrotu prawnego zaskarżonego postanowienia.
Mając powyższe na względzie Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku, na podstawie art. 151 z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j.: Dz.U. z 2024 r., poz. 935 ze zm.), skargę oddalił.