Przepis przewidujący czternastodniowy termin do wniesienia odwołania od decyzji organu podatkowego pierwszej instancji, nakłada jednocześnie na organ odwoławczy obowiązek badania, czy termin ten został zachowany oraz obowiązek wydania postanowienia stwierdzającego uchybienie terminu do wniesienia odwołania w sytuacji, gdy odwołanie wniesione zostało po tym terminie. Badanie przez organ odwoławczy warunków zachowania terminu do wniesienia odwołania wymaga przede wszystkim ustalenia dnia, z upływem którego upływał termin do dokonania tej czynności, liczony od dnia doręczenia decyzji stronie. Aby zatem wniesienie odwołania było skuteczne musi zostać zachowany termin do dokonania tej czynności. Uchybienie temu terminowi powoduje bezskuteczność odwołania, czego następstwem jest ostateczność decyzji (por. wyrok WSA w Łodzi z dnia 22 października 2019 r. sygn. akt I SA/Łd 432/19, wszystkie przywołane orzeczenia dostępne w CBOSA na stronie internetowej orzeczenia.nsa.gov.pl).
W rozpatrywanej sprawie spór pomiędzy stronami dotyczy okoliczności ustalenia daty doręczenia decyzji organu pierwszej instancji, bowiem według organu miało to miejsce w dniu 5 maja 2025 r., zaś według Skarżącej w dniu 6 maja 2025 r. Prawidłowe i jednoznaczne ustalenie daty doręczenia Skarżącej wskazanej decyzji ma wpływ na określenie, czy odwołanie, nadane przez Skarżącą pismem z dnia 20 maja 2025 r. (data stempla pocztowego widniejącego na kopercie zawierającej odwołanie), zostało wniesione w ustawowym terminie (jak twierdzi Skarżąca), czy też po jego upływie (jak wynika to ze stanowiska organu ujętego w zaskarżonym postanowieniu).
Jednakże zdaniem Sądu, na podstawie akt sprawy oraz przedłożonej przez Skarżącą dokumentacji nie jest możliwym ustalenie, którego dnia została doręczona Skarżącej decyzja w przedmiocie podatku od nieruchomości, a zatem niemożliwe jest dokonanie oceny, czy Skarżąca złożyła przedmiotowe odwołanie w terminie. W związku z powyższym nieuprawniona – a co najmniej przedwczesna – jest konstatacja, że odwołanie to zostało złożone po upływie ustawowego terminu.
Wskazania wymaga, że w aktach sprawy znajduje się załączone do decyzji organu pierwszej instancji zwrotne potwierdzenie odbioru, na którym jako datę doręczenia przesyłki dorosłemu domownikowi wskazano dzień 5 maja 2025 r. Natomiast z przedłożonego przez Skarżącą wydruku z systemu śledzenia przesyłek Poczty Polskiej S.A. wynika, że przesyłka o numerze wskazanym na znajdującym się w aktach zwrotnym potwierdzeniu odbioru, została doręczona dnia 6 maja 2025 r., a zatem jeden dzień później. Rozbieżność ta nie znajduje wyjaśnienia w przedłożonych Sądowi aktach administracyjnych sprawy.
Chociaż, jak zasadnie wskazało Kolegium w odpowiedzi na skargę, zwrotne potwierdzenie odbioru ma moc dokumentu urzędowego, to jednakże dopuszczalne jest przeprowadzenie przeciwdowodu przeciwko takiemu dokumentowi. Zwrotne potwierdzenie dowodu doręczenia przesyłki jest dokumentem urzędowym, wywołującym określone skutki procesowe dla adresata korespondencji i korzystającym z domniemania prawdziwości (autentyczności) oraz domniemania zgodności z prawdą. Wiarygodności dokumentowi urzędowemu można odmówić jedynie w przypadku, gdy zostanie przeprowadzone skuteczne postępowanie dowodowe przeciwko jego autentyczności lub przeciwko zgodności z prawdą (art. 194 O.p.). W przywołanych powyżej okolicznościach, w ocenie Sądu, istnieją podstawy do zdyskwalifikowania zwrotnego potwierdzenia odbioru jako dokumentu urzędowego, mającego w niniejszej sprawie stanowić dowód doręczenia decyzji wymiarowej w dniu 5 maja 2025 r. Domniemanie to może zostać skutecznie obalone, gdyż Skarżąca przedstawiła wiarygodny przeciwdowód świadczący o potencjalnej nierzetelności ww. dokumentu zwrotnego potwierdzenia odbioru. W tej sytuacji zasadnym jest przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego u podmiotu odpowiedzialnego za doręczenie spornej przesyłki, np. poprzez złożenie reklamacji w Poczcie Polskiej S.A. Wyłącznie bowiem ten podmiot dysponuje informacjami, które pozwolą na jednoznaczne ustalenie daty doręczenia przesyłki zawierającej decyzję wymiarową.
Brak odniesienia się do przywołanych okoliczności oraz wyczerpującego ustalenia zaistniałego w sprawie stanu faktycznego nie czyni zadość wymogom sprecyzowanej w art. 122 O.p. zasady prawdy obiektywnej, zgodnie z którą organ winien podjąć wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu. Organ odwoławczy nie dokonał analizy wszystkich zaistniałych w sprawie okoliczności faktycznych, co zaburzyło całościowy obraz sprawy, poddany analizie pod kątem dochowania warunku terminowego wniesienia odwołania przez Skarżącą.
Dopiero w odpowiedzi na skargę organ odwoławczy, przywołując przepisy art. 17 ustawy Prawo pocztowe, odniósł się do przytoczonych powyżej – a pominiętych w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia – okoliczności faktycznych dotyczących systemu elektronicznego śledzenia przesyłek (tracking Poczty Polskiej S.A.), stwierdzając, że nie zastępuje on dokumentu urzędowego, jakim jest ZPO.
Abstrahując w tym miejscu od przesądzania o prawidłowości powyższego stanowiska, Sąd stwierdza, że uzupełnianie treści uzasadnienia zaskarżonego postanowienia poprzez argumentację przedstawioną przez organ dopiero w odpowiedzi na skargę, jest prawnie niedopuszczalne i godzi zarówno w określoną w art. 124 O.p. zasadę przekonywania (obowiązek wyjaśniania stronom zasadności przesłanek, którymi kierują się organy), jak i w określoną w art. 121 § 1 O.p. zasadę prowadzenia postępowania w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych.
Rozpatrując niniejszą sprawę organ winien był wziąć pod uwagę wszystkie zaistniałe w sprawie okoliczności faktyczne, mające znaczenie dla oceny prawidłowości i terminowości wniesionego przez Skarżącą odwołania, a następnie poddać je analizie pod kątem wszystkich znajdujących doń zastosowanie przepisów prawa, przedstawiając tak wyciągnięte wnioski w uzasadnieniu podjętego rozstrzygnięcia. Powyższe nie miało miejsca w rozpatrywanej sprawie, co skutkowało naruszeniem określonych w O.p., a przywołanych powyżej zasad prowadzenia postępowania, czyniąc konstatację organu w przedmiocie stwierdzenia uchybienia terminu do wniesienia odwołania niezasadną, a co najmniej przedwczesną. W ocenie Sądu powyższe naruszenie przepisów postępowania mogło mieć istotny wpływ na wynik niniejszej sprawy, co czyni zasadnym uchylenie zaskarżonego postanowienia.
W ponownie prowadzonym postępowaniu, mając na uwadze przedstawione w niniejszym uzasadnieniu rozważania prawne i uwagi Sądu, Kolegium – rozpatrując powtórnie wniesione przez Skarżącą odwołanie – winno jednoznacznie ustalić datę doręczenia decyzji Burmistrza z dnia 28 kwietnia 2025 r., przeprowadzając w tym zakresie stosowne postępowanie wyjaśniające z udziałem podmiotu odpowiedzialnego za jej doręczenie (Poczty Polskiej S.A.). Dopiero ustalenie prawidłowej daty doręczenia ww. decyzji pozwoli organowi drugiej instancji na dokonanie oceny, czy Skarżąca wniosła przedmiotowe odwołanie z zachowaniem ustawowego terminu, czy też z jego uchybieniem.
5.3. Mając powyższe na uwadze Sąd, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a., uchylił zaskarżone postanowienie. O zwrocie kosztów postępowania orzeczono na podstawie art. 200 p.p.s.a.