Spółka podniosła, iż decyzja została doręczona w dniu 23 czerwca 2025r. w Placówce Poczty Polskiej S.A. z siedzibą w G. przy ul. [...] , poprzez doręczenie jej do rąk Prezesa Zarządu. Skarżąca wyjaśniła, iż została powiadomiona o przesyłce nr [...] nie poprzez podwójną awizację, a przez pracownika poczty Oddział w G. przy ul. [...] (placówka poczty znajduje się w biurowcu, w którym skarżąca ma siedzibę na poziomie 6, oddział poczty polskiej ma siedzibę na poziomie 1), w dniu 20.06.2025r.
Według spółki, aby mogło dojść do zastępczego, skutecznego doręczenia decyzji, strona musi zostać powiadomiona, iż przesyłka ją zawierająca w ogóle istnieje. W niniejszej sprawie spółka dowiedziała się o istnieniu przesyłki w sposób nie wynikający z przepisów prawa w dniu 20.06.2025r. (informacją telefoniczna od pracownika poczty polskiej). Niezwłocznie po otrzymaniu postanowienia DIAS, skarżąca złożyła reklamację dotyczącą braku awiz pozostawionych w skrzynce odbiorczej. Ponadto drugie systemowe awizowanie przesyłki jest błędne. Spółka podniosła, iż zgodnie z historią śledzenia przesyłki, pierwsze awizo zostało wystawione w systemie 06.06.2025r., drugie po upływie 10 dni. Tymczasem, zgodnie z art. 150 § 1 pkt 1 o.p., w razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 148 § 1 lub art. 149 o.p. operator pocztowy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej - w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego.
Wskazano, iż zgodnie z art. 150 § 2 o.p. zawiadomienie o pozostawaniu pisma w miejscu określonym w § 1, wraz z informacją o możliwości jego odbioru w placówce pocztowej albo w urzędzie gminy w terminie 7 dni od dnia pozostawienia zawiadomienia, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, lub miejsca wskazanego jako adres do doręczeń w kraju, na drzwiach jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. Natomiast w przypadku niepodjęcia pisma w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru pisma w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia [...] zawiadomienia o złożeniu pisma w placówce pocztowej albo w urzędzie gminy (art. 150 § 3 o.p.). Zatem, aby doszło do skutecznego doręczenia korespondencji w trybie zastępczym, muszą zostać spełnione ustawowe warunki określone w art. 150 § 2 i § 3 o.p. Wymogi te mają charakter gwarancyjny wobec adresata pisma i nie mogą zostać pominięte przez operatora pocztowego. Podkreślono, iż dowodem doręczenia przesyłki przez operatora pocztowego jest pocztowy dowód doręczenia przesyłki - dokument urzędowy w rozumieniu art. 194 o.p. który stanowi dowód tego, co zostało w nim urzędowo stwierdzone.
W skardze zarzucono, iż żadna z powyższych przesłanek nie została spełniona, gdyż skarżąca nie otrzymał awiz, a informacja o przesyłce została jej powierzona przez pracownika poczty polskiej.
Według skarżącej, powołane daty awiz są hipotetyczne, a historia śledzenia przesyłki nie może być podstawą do uznania, iż "papierowe awizo" zostało w ogóle sporządzone.
W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie podtrzymując dotychczasowe stanowisko w sprawie. Zdaniem organu, z materiału dowodowego wynika, iż dnia 6 czerwca 2025 r. podjęta została próba doręczenia przedmiotowej przesyłki. Z uwagi na to, że adresata nie zastano pozostawiono pierwsze awizo. Potwierdzenie tej okoliczności wynika z następujących dokumentów:
- dokumentu EPO, tj. elektronicznego potwierdzenia odbioru przekazanego na skrzynkę doręczeń nadawcy wystawionego przez Pocztę Polską (dokument ten stanowi potwierdzenie doręczenia przesyłki poprzez usługę e-Doręczenia);
- wydruku ze strony Poczty Polskiej emonitoring.poczta-polska.pl;
- pisma Poczty Polskiej z 22 sierpnia 2025 r. stanowiącego odpowiedź na reklamację złożoną przez Naczelnika [...] Urzędu Skarbowego w G. do Poczty Polskiej w zakresie nieprawidłowego doręczenia przesyłki zawierającej decyzję organu pierwszej instancji.
Organ w konsekwencji nie zgodził się z twierdzeniem skarżącej, iż daty awiz są hipotetyczne. DIAS zaznaczył, iż ustalenie daty [...] awiza nastąpiło na podstawie kilku źródeł, w tym EPO urzędowego dokumentu potwierdzającego odbiór przesyłki.
Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje
Kontroli Sądu – na podstawie art. 3 § 1 i § 2 pkt 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2026r., poz. 143, dalej: p.p.s.a.) podlegało postanowienie DIAS z dnia 30 lipca 2025r. w przedmiocie stwierdzenia uchylenia terminu do wniesienia odwołania w sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych za 2018 rok.
Istota sporu w niniejszej sprawie sprowadza się do rozstrzygnięcia, czy decyzja Naczelnika z dnia 30 maja 2025r. została skutecznie doręczona stronie skarżącej w trybie art. 150 o.p. ze skutkiem z dniem 20 czerwca 2025r.
Zdaniem DIAS decyzja Naczelnika z dnia 30 maja 2025r. została skutecznie doręczona spółce zgodnie z art. 150 o.p. ze skutkiem z dniem 20 czerwca 2025r., natomiast odbiór w/w decyzji przez skarżącą w dniu 23 czerwca 2025r. stanowił wyłącznie czynność organizacyjno-techniczną.
Odmiennego zdania jest spółka, według której decyzja została jej skutecznie doręczone w dniu 23 czerwca 2025r., gdyż warunki do przyjęcia fikcji doręczenia z art. 150 o.p. nie zostały spełnione.
Skarga jest zasadna, skuteczne okazały się zarzuty naruszenia art. 150 § 1, § 2 i § 4 o.p.
Podnieść przyjdzie, iż według art. 144 § 1a o.p. organ podatkowy doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu podatkowego albo w siedzibie organu podatkowego.
Art. 144 § 1b o.p. stanowi natomiast, iż w przypadku braku możliwości doręczenia w sposób, o którym mowa w § 1a, organ podatkowy doręcza pisma za pokwitowaniem przez:
1) operatora wyznaczonego w ramach publicznej usługi hybrydowej, o której mowa
w art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych,
albo
2) pracowników urzędu obsługującego ten organ, funkcjonariuszy lub upoważnionych pracowników innego organu podatkowego lub przez organy lub
osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów.
W realiach rozpoznanej sprawy przesyłka została doręczone w trybie, o którym mowa w art. 144 § 1b pkt 1 o.p. Jednocześnie zgodnie z brzmieniem art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 18 listopada 2020r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2026r., poz. 3, dalej: u.d.e.) publiczna usługa hybrydowa to usługa pocztowa, o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 23 listopada 2012r. – Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2025r., poz. 366 ze zm., dalej: Prawo pocztowe), świadczona przez operatora wyznaczonego, jeżeli nadawcą przesyłki listowej jest podmiot publiczny.
Art. 46 u.d.e. regulujący procedurę przekształcenia dokumentu elektronicznego w przesyłkę listową w ramach świadczenia publicznej usługi hybrydowej stanowi, iż organ wyznaczony, świadcząc publiczną usługę hybrydową, przekształca dokument elektroniczny nadany przez podmiot publiczny z adresu do doręczeń elektronicznych w przesyłkę listową w celu doręczenia korespondencji do adresata. Przekształcenie odbywa się w sposób zautomatyzowany, zapewniający ochronę tajemnicy pocztowej na każdym etapie realizacji usługi.
Z powyższych regulacji wynika, iż doręczenie przesyłki w trybie art. 144 § 1b pkt 1 o.p. nie zmienia ustawowych wymogów w zakresie uznania skuteczności doręczenia na zasadzie art. 150 o.p.
W myśl art. 150 § 1 o.p. w razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 148 § 1 lub art. 149:
1) operator pocztowy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej - w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego;
2) pismo składa się na okres 14 dni w urzędzie gminy (miasta) - w przypadku doręczania pisma przez pracownika organu podatkowego lub przez inną upoważnioną osobę.
Zawiadomienie o pozostawaniu pisma w miejscu określonym w § 1, wraz z informacją o możliwości jego odbioru w placówce pocztowej albo w urzędzie gminy w terminie 7 dni od dnia pozostawienia zawiadomienia, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, lub miejsca wskazanego jako adres do doręczeń w kraju, na drzwiach jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata (§ 2). W przypadku niepodjęcia pisma w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru pisma w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia [...] zawiadomienia o złożeniu pisma w placówce pocztowej albo w urzędzie gminy (§ 3). W przypadku niepodjęcia pisma, doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy (§ 4).
Przepis art. 150 o.p. umożliwia przyjęcie fikcji prawnej, że pismo, którego adresat nie odebrał z placówki pocztowej lub z urzędu gminy (miasta) w określonym ustawą terminie, zostało doręczone z upływem ostatniego dnia tego terminu.
Przewidziany w art. 150 zastępczy sposób doręczenia może być wykorzystany wyłącznie w razie niemożności bezpośredniego doręczenia pisma adresatowi w sposób określony w art. 148 o.p., ani też pośredniego doręczenia pełnoletniemu domownikowi, a gdyby go nie było lub odmówił przyjęcia pisma – sąsiadowi, zarządcy domu lub dozorcy (art. 149 o.p.).
Nie może być uznane za doręczone w trybie art. 150 o.p. pismo, w którym błędnie wpisano adres odbiorcy albo gdy z treści potwierdzenia odbioru nie wynika: przyczyna, z powodu której nie dokonano doręczenia w trybie art. 148 § 1 i art. 149 o.p.; czy zawiadomienie o przesyłce dwukrotnie umieszczono w jednym z miejsc wymienionych w art. 150 § 2; czy upłynął 14-dniowy okres przechowywania przesyłki.
W niniejszej sprawy organ twierdzi, iż decyzja Naczelnika z dnia 30 maja 2025r. została skutecznie doręczona spółce w trybie art. 150 o.p. ze skutkiem z dniem 20 czerwca 2025r.
Sąd zauważa, iż w aktach sprawy znajdują się:
- dokument EPO, tj. elektronicznego potwierdzenia odbioru przekazanego na skrzynkę doręczeń nadawcy wystawionego przez Pocztę Polską;
- wydruk ze strony Poczty Polskiej emonitoring.poczta-polska.pl;
- pismo Poczty Polskiej z 22 sierpnia 2025 r. stanowiącego odpowiedź na reklamację złożoną przez Naczelnika [...] Urzędu Skarbowego w G. do Poczty Polskiej w zakresie nieprawidłowego doręczenia przesyłki zawierającej decyzję organu pierwszej instancji.
W tym miejscu zauważyć należy, iż regulacja prawna techniczno-procesowej czynności doręczenia w postępowaniu podatkowym charakteryzuje się wysokim stopniem formalizmu. W przepisach rozdziału 5 działu IV Ordynacji podatkowej unormowano szczegółowo, co podlega doręczeniu, kto doręcza pisma i komu, w jakim miejscu i w jaki sposób.
Przepis art. 150 o.p. ustanawia fikcję prawną doręczenia pisma. Do skutecznego doręczenia pisma w sposób przewidziany w art. 150 o.p może dojść tylko wtedy, gdy zostaną spełnione łącznie opisane tam przesłanki. Dla uznania, że pismo (decyzja) zostało skutecznie doręczone stronie w trybie art. 150 o.p., konieczne jest wykazanie przez organ podatkowy, że operator pocztowy, pracownik organu podatkowego lub inna osoba upoważniona do dokonania doręczenia, zawiadomiła adresata o nadejściu pisma, poprzez umieszczenie w odpowiednim miejscu i czasie stosownej treści zawiadomienia. Informacja o umieszczeniu zawiadomienia w miejscu, o którym mowa w art. 150 § 2 o.p., powinna zostać ujawniona na zwrotnym potwierdzeniu odbioru. Z reguły wszystkie te okoliczności wynikają z dowodu doręczenia decyzji (potwierdzenia odbioru). Konieczne jest w szczególności wykazanie, iż adresat został poinformowany o miejscu, w którym można odebrać przesyłkę.
W orzecznictwie sądowym konsekwentnie uznaje się, iż samo stwierdzenie awizowania bez wykazania informacji, o których mowa w art. 150 o.p. uniemożliwia fikcję doręczenia. Jest powszechnie przyjęty pogląd, iż nie można uznać doręczenia za skuteczne w sytuacji, gdy nie wiadomo, czy doręczyciel powiadomił adresata o nadejściu pisma i miejscu gdzie może je odebrać.
Dokonując w okolicznościach niniejszej sprawy, analizy warunków koniecznych do przyjęcia doręczenia w trybie art. 150 o.p zauważyć przyjdzie, iż jak wynika z pisma Poczty Polskiej z dnia 22 sierpnia 2025r. skierowanego do [...] Urzędu Skarbowego w G., przesyłka po próbie doręczenia w dniu 6 czerwca 2025r. została zaawizowana do odbioru w placówce oddawczej dla adresata. Natomiast zawiadomienie powtórne zostało wystawione w dniu 16 czerwca 2025r. Po czym przesyłka została wydana w dniu 23 czerwca 2025r. osobie uprawnionej – R. K..
Mając na uwadze powyższe informacje stwierdzić należy, iż 14 dniowy termin, o którym mowa w art. 150 § 1 pkt 1 o.p. upłynął od daty [...] awizo z dniem 20 czerwca 2025r. Pozostaje jednak zagadnienie czy zostały spełnione pozostałe warunki do zaistnienia skutku, o którym mowa w art. 150 § 4 o.p. Ponownie należy wskazać, iż sama informacja o awizowaniu bez wykazania wszystkich warunków niezbędnych do uznania fikcji doręczenia, nie wystarczy do uznania, iż doszło do doręczenia w trybie art. 150 o.p. Taka konstatacja wynika z wyroku WSA w Szczecinie z dnia 13 kwietnia 2023r. sygn. akt I SA/Sz 40/23 oraz z wyroku NSA z dnia 9 grudnia 2014r. sygn. akt II GSK 2689/14. Choć orzeczenia te zapadły na gruncie art. 45 i 44 Kodeksu postepowania administracyjnego, to z uwagi na niemal tożsame brzmienie art. 150 o.p., tezy wspomnianych wyroków należy odnieść do rozpoznanej sprawy.
Sąd jeszcze raz podkreśla, że okoliczności dotyczące sposobu w jaki adresat został zawiadomiony o nadejściu przesyłki oraz gdzie i w jakim terminie może ją odebrać nie mogą budzić wątpliwości i muszą wynikać z materiału dowodowego sprawy, a przede wszystkim z tzw. zwrotnego potwierdzenia odbioru dołączonego do zwróconej przesyłki, bowiem to na nim powinna znajdować się adnotacja doręczyciela o dopełnieniu wszystkich wskazanych przez powołane przepisy warunków pozwalających na stwierdzenie skuteczności doręczenia. Jednak w rozpoznanej sprawie nie dokonano zwrotu przesyłki, w rezultacie brak również zwrotnego poświadczenia odbioru z uwidocznionymi, niezbędnymi do stwierdzenia doręczenia zastępczego, informacjami. W takim przypadku, wszelkie niezbędne wymogi, o których mowa w art. 150 o.p. winny zostać wykazane za pomocą innych dowodów.
Sąd stwierdza, iż z akt sprawy nie wynika czy adresat został zawiadomiony o tym gdzie i w jakim terminie można odebrać awizowaną przesyłkę. Próżno powyższej informacji szukać w dokumencie EPO oraz na wydruk ze strony Poczty Polskiej emonitoring.poczta-polska.pl, czy też w piśmie Poczty Polskiej z 22 sierpnia 2025 r.
Skarżący podnosi w skardze, iż nie otrzymał on awiza, a o przesyłce dowiedział się od pracownika Poczty Polskiej w dniu 20 czerwca 2025r. Sąd zauważa, że fakt dwukrotnego awizowania przesyłki w dniu 6 czerwca 2025 roku oraz w dniu 16 czerwca 2025r. został potwierdzony w piśmie Poczty Polskiej z dnia 22 sierpnia 2025 r. w sprawie nieuwzględnienia reklamacji doręczenia przesyłki. Jednak jak zauważono powyżej, odnotowanie wyłącznie informacji o awizowaniu, bez podania czy doręczyciel powiadomił adresata o miejscu gdzie można pismo odebrać, jest niewystarczające do uznania fikcji doręczenia.
Sąd stwierdza, iż organ nie wykazał, iż doręczyciel powiadomił skarżącą o miejscu gdzie można odebrać pismo. Powyższa informacja nie wynika z analizowanego pisma Poczty Polskiej. Informacja taka nie została również uwidoczniona w dokumencie EPO. Tymczasem informacja o tym czy doręczyciel powiadomił adresata o miejscu gdzie może odebrać pismo jest niezbędna do uznania, iż doszło do doręczenia w trybie art. 150 o.p. Ze znajdującego się w aktach sprawy dokumentu EPO wynika, iż w dniu 23 czerwca 2025r. Prezes skarżącej odebrał przesyłkę osobiście w Placówce Poczty przy ul. [...] w G..
Mając na uwadze powyższe Sąd stwierdza, iż organ nie dokonał właściwej weryfikacji okoliczności czy skarżąca została poinformowana o miejscu, w którym można odebrać przesyłkę. W rezultacie organ przedwcześnie uznał, iż decyzja z dnia 30 maja 2025r. została skutecznie doręczona spółce zgodnie z art. 150 o.p. z dniem 20 czerwca 2025r. W ponownym postępowaniu organ zbada w szczególności, czy skarżąca została poinformowana o miejscu, w którym można odebrać przesyłkę zgodnie z obowiązującymi wyżej przywołanymi przepisami, wyjaśniając czy w/w informacja została uwidoczniona na pozostawionym awizo. Wobec wyżej stwierdzonego wadliwego przeprowadzenia postępowania, zaskarżone postanowienie należało uchylić, o czym Sąd orzekł w oparciu o art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. uchylił zaskarżone postanowienie DIAS.
O kosztach postępowania Sąd orzekł na podstawie art. 200 p.p.s.a. zasądzając od organu na rzecz skarżącej kwotę 100 zł. obejmującą uiszczony wpis sądowy.