Spółka, działająca przez pełnomocnika pismem z 30 grudnia 2025 r. wniosła skargę na postanowienie SKO zarzucając w niej naruszenie:
art. 18 u.p.e.a. w zw. z art. 7 k.p.a., 77 §1 k.p.a., 80 k.p.a. oraz 107 § 3 k.p.a. poprzez błędną ocenę zebranego w sprawie materiału dowodowego oraz nierozpatrzenie go w sposób należyty i w konsekwencji przyjęcie, że Skarżący mimo przedstawienia odpowiednich dowodów nie uprawdopodobnił, iż uchybienie terminowi do wniesienia zażalenia nastąpiło bez jego winy,
art. 18 u.p.e.a. w zw. z art. 58 §1 k.p.a.- poprzez jego niezastosowanie i w konsekwencji wydanie postanowienia o odmowie przywrócenia terminu, mimo uprawdopodobnienia przez Skarżącego, że uchybienie terminowi nastąpiło bez jego winy,
art. 18 u.p.e.a. w zw. z art. 60 k.p.a. i art. 77 §1 k.p.a., 80 k.p.a. - poprzez brak zebrania i rozpatrzenia w sposób wyczerpujący całego materiału dowodowego dotyczącego sytuacji majątkowej Skarżącego i w konsekwencji niezasadne odmówienie Skarżącemu wstrzymania wykonania postanowienia Naczelnika z 12 sierpnia 2025 r.
Strona skarżąca wniosła o:
a) uchylenie w całości zaskarżonego postanowienia,
b) przyznanie na rzecz Skarżącego kosztów postępowania według norm przepisanych.
Rozwijając argumentację na poparcie skargi strona podniosła, wbrew treści wniosku o przywrócenie terminu z 5 września 2025 r.. DIAS błędnie wskazuje, że okolicznością na którą powołuje się Skarżący a uzasadniającą wniosek o przywrócenie terminu jest sam brak przekazania przez biuro wirtualne, w czasie umożliwiającym złożenie zażalenia. Tymczasem we wniosku, że przyczyną uzasadniającą przywrócenie terminu nie jest sam w sobie brak przekazania przez biuro wirtualne do Spółki korespondencji, lecz okoliczności, które spowodowały brak przekazania tej korespondencji - nienależyte działanie poczty elektronicznej pomiędzy skarżącą a jej biurem wirtualnym, co spowodowało, że mimo wysłania przez biuro korespondencji. skarżąca tej korespondencji nie otrzymała. W tym przypadku pozbawiona znaczenia jest okoliczność, że Spółka ma podpisaną umowę z biurem wirtualnym skoro przyczyna uchybienia terminowi była od niej i biura wirtualnego niezależna.
Strona wskazała, że Dyrektor wydając zaskarżone postanowienia nie uzasadnił w żaden sposób, dlaczego w jego przekonaniu przedstawione przez nią dokumenty w szczególności wiadomość email z dnia 3 września 2025 r., od firmy informatycznej A obsługującej Skarżącego o braku wpłynięcia w dniach od 15 lipca 2025 r. do 30 sierpnia 2025 r., od biura wirtualnego jakichkolwiek maili do Skarżącego oraz wiadomość email ze skrzynki pocztowej biura wirtualnego z dnia 20 sierpnia 2025 r. o przekazaniu przez biuro wirtualne postanowienia Naczelnika z dnia 12 sierpnia 2025 r. do Spółki i daty
tego przekazania, nie są wystarczające do uprawdopodobnienia, że uchybienie terminu nastąpiło z przyczyn niezawinionych przez Skarżącego. Zwłaszcza mając na uwadze okoliczność, że treść tych wiadomości jednoznacznie wskazuje, że przyczyną uchybienia terminowi była awaria poczty elektronicznej, gdyż jak wynika z wiadomości email z 20 sierpnia 2025 r., biuro wirtualne wysłało do Spółki korespondencję, której zgodnie z emailem z 3 września 2025 r. nigdy nie otrzymała. Spółka powoła się na literaturę przedmiotu, w której wskazuje się że do okoliczności faktycznych uzasadniających brak winy w uchybieniu terminowi przez zainteresowanego lub jego pełnomocnika zalicza się np. przerwę w komunikacji, nagłą chorobę, która nie pozwoliła na wyręczenie się inną osobą, powódź, pożar, a w okresie wprowadzenia nowych sposobów komunikacji opartej na komunikacji elektronicznej - obiektywne przeszkody w wykorzystaniu systemów teleinformatycznych. (B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, wyd. 19, 2024). Zdaniem Spółki w świetle tych argumentów nie sposób przyjąć, że dopuściła się jakiegokolwiek niedbalstwa w związku z uchybieniem przez niego terminu do wniesienia zażalenia. Uchybienie to było wynikiem okoliczności zewnętrznych (awaria poczty elektronicznej), niezależnych od skarżącej i przez niej niezawinionych, co potwierdzają dodatkowo przedstawione przez nią dowody.
Niezasadna zdaniem Spółki była również odmowa zastosowania przez DIAS art. 60 k.p.a., co spowodowało brak wstrzymania wykonania postanowienia Naczelnika z 12 sierpnia 2025 r. Spółka wskazała, że zgodnie z art. art. 77 § 1 k.p.a. organ jest zobowiązany w sposób wyczerpujący zebrać i rozpatrzyć cały materiał dowodowy. Zwróciła uwagę na okoliczność, że dokumenty świadczące o sytuacji finansowej Spółki czy posiadanym majątku są powszechnie dostępne np. sprawozdania finansowe w przeglądarce dokumentów finansowych prowadzonej przez Ministerstwo Sprawiedliwości albo znajdują się w posiadaniu samego organu jak np. składane przez Skarżącego deklarację podatkowe, w tym deklaracja CIT-8 o wysokości osiągniętego dochodu poniesionej straty w danym roku podatkowym. Za niezasadny strona uznała zarzut, że Spółka nie przedstawiła odpowiednich dokumentów obrazujących stan jego finansów, skoro takie dokumenty znajdują się bądź w dyspozycji organu z racji pełnionej przez niego funkcji bądź są powszechnie dostępne.
Strona przedstawiła nadto dokumentację na poparcie wniosku o wstrzymanie wykonania zaskarżonego postanowienia.
Dyrektor w odpowiedzi na skargę udzielonej pismem 6 lutego 2026 r. podtrzymał swoje dotychczasowe stanowisko wnosząc o jej oddalenie. Podkreślił, że 20 sierpnia 2025 r. wirtualne biuro przekazało zeskanowane postanowienie Naczelnika z 12 sierpnia 2025 r. nie tylko na adres email Spółki, ale także na adresy dwóch innych osób, w tym na adres jednego z prezesów Spółki oraz na adres wspólnika tej Spółki posiadającego największą liczbę udziałów w niej. Przedstawicielom Spółki znana była więc treść postanowienia Naczelnika.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach zważył, co następuje:
Skarga wniesiona została na postanowienie wymienione w art. 3 § 2 pkt 2 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 – dalej "p.p.s.a.") podlegające kontroli sprawowanej przez właściwy sąd administracyjny. Wspomniana kontrola wykonywana jest pod względem zgodności z prawem poddanych jej działań administracji publicznej – art. 1 § 1 i 2 ustawy z 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1267).
Stosownie do art. 134 § 1 p.p.s.a. rozpoznając skargę sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną, z zastrzeżeniem art. 57a p.p.s.a. (skarga na interpretację indywidualną przepisów prawa podatkowego).
Spór w sprawie sprowadza się do poprawności oceny przez organ nadzoru uprawdopodobnienia braku winy w uchybieniu terminowi do wniesienia zażalenia na postanowienie nakładające na stronę odpowiedzialność za nieprzekazaną organowi egzekucyjnemu wierzytelność. Skarżąca podnosi, że wobec tego iż powodem niedokonania czynności w terminie była wadliwość działania poczty elektronicznej pomiędzy podmiotem obsługującym odbiór korespondencji a stroną postępowania, nie może być mowy o jej winie. Organ administracji natomiast wskazuje, że strona ponosi odpowiedzialność za komplikacje w komunikacji pomiędzy działającym na jej zlecenie biurem wirtualnym.
W niniejszej sprawie pozostaje poza sporem i znajduje potwierdzenie w materiale sprawy skuteczność doręczenia postanowienia Naczelnika. Niesporne jest również to, że strona dochowała 7 dni terminowi do złożenia wniosku o przywrócenie terminu liczonego od dnia ustania przeszkody do wykonania czynności.
Stosownie do art. 18 pkt 1 u.p.e.a. jeżeli przepisy ustawy egzekucyjnej nie stanowią inaczej w postępowaniu egzekucyjnym przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego stosuje się odpowiednio.
Zagadnienie przywrócenia terminu do dokonania czynności procesowych nie zostało uregulowane w ustawie egzekucyjnej. Stąd na potrzeby kwestii przywrócenia terminu do czynności procesowych w toku administracyjnego postępowania zastosowanie znajduje art. 58 k.p.a. Przywrócenie terminu może nastąpić wyłącznie na wniosek zainteresowanego podmiotu jeżeli łącznie zostaną spełnione następujące warunki: 1) uprawdopodobni, że uchybienie nastąpiło bez jego winy, 2) wniosek o przywrócenie terminu zostanie wniesiony w ciągu siedmiu dni od dnia ustania przyczyny uchybienia terminu, 3) wraz z wnioskiem zostanie wykonana czynność, której strona nie dokonała w terminie.
Instytucja przywrócenia terminu ma charakter wyjątkowy. Może być ona zastosowana jedynie wtedy, gdy wszystkie określone w art. 58 k.p.a. przesłanki zostaną spełnione łącznie. Samo złożenie wniosku przez zainteresowanego we wskazanym terminie oraz dokonanie czynności, dla której zakreślony był termin, nie jest wystarczającą przesłanką przywrócenia uchybionego terminu do dokonania czynności procesowej. Konieczne jest bowiem uprawdopodobnienie przez wnioskodawcę, że nie ponosi on winy w niedochowaniu terminu. Kryterium braku winy, jako przesłanki umożliwiającej przywrócenie terminu do dokonania czynności, wiąże się z obowiązkiem szczególnej staranności przy dokonaniu tej czynności.
Zachowanie wymienionego w art. 58 k.p.a. podmiotu zainteresowanego należy zatem oceniać, pod kątem zachowania przez niego wymaganej w danych okolicznościach staranności w zakresie prowadzenia swych spraw. Należyta staranność w prowadzeniu swych spraw wymaga, aby w warunkach z jakiegokolwiek powodu niekorzystnych zachować szczególną dbałość i ostrożność, zwłaszcza w dokonywaniu istotnych czynności urzędowych (por. E. Iserzon, J. Starościak, Kodeks postępowania administracyjnego, Komentarz, Warszawa 1970 r., s. 136). Niezachowanie adekwatnej dla okoliczności sprawy staranności powoduje, że nie można mówić o braku winy w dopełnieniu czynności.
Zgodzić należy się z DIAS, że strona postępowania odpowiada za działania podmiotu, któremu zleciła obsługę kierowanej korespondencji. Strona ponosi odpowiedzialność za organizację obiegu dokumentacji i tą ją w pierwszej kolejności obciążają wszelkie zaniedbania w tym zakresie. Po pierwsze decydując się na korzystanie z podmiotu pośredniczącego w obsłudze korespondencji, w tym konwertującego dokumentację z formy papierowej do formy niematerialnej – elektronicznej, strona postepowania bierze na siebie ryzyko związane z takim sposobem obiegu dokumentacji. Wprowadzając bowiem dodatkowe ogniwo w obiegu dokumentacji zwiększa się prawdopodobieństwo zakłóceń w komunikacji. Powinna zatem zabezpieczyć poprzez minimalizowanie niebezpieczeństwo, że pominięcia korespondencji np. poprzez równoczesne wysyłanie korespondencji elektronicznej albo informacji o jej wpływie dwoma różnymi kanałami.
Po, drugie zgodzić się należy ze stanowiskiem, w myśl którego awaria systemu teleinformatycznego może stanowić okoliczność nagłą i niezależną wskazującą na brak winy w uchybieniu terminu. Sytuacja taka zaistnieje, gdy zostanie stwierdzona występująca w skonkretyzowanym okresie dysfunkcja systemu teleinformatycznego obsługującego korespondencję (np. gdy wystąpi krytyczna awaria elektronicznego systemu komunikacji administracji publicznej). Przypadki takie są jednak stosunkowo łatwe do ustalenia przez administratorów systemów i mają charakter powszechny to jest dotyczą wszystkich albo określonych grup użytkowników systemów teleinformatycznych.
Po trzecie podmiot będący jednostką organizacyjną nie może skutecznie powoływać się na brak winy w niewykonaniu na czas czynności w toku postępowania jeżeli jej przedstawiciel został zawiadomiony o zdarzeniu otwierającym początek biegu terminu procesowego. Pozyskanie wiedzy przez osobę działającą na rzecz jednostki organizacyjnej należy odbierać jako powiadomienie samej jednostki. Działający z zachowaniem należytej staranności uczestnik obrotu który powziął wiedzę o faktach mających istotne znaczenie (gospodarcze czy prawne) dla prowadzonego przez siebie podmiotu powinien bowiem podjąć adekwatne działania w celu zabezpieczenia jej interesu.
W niniejszej sprawie Spółka zleciła prowadzenie obsługi korespondencji firmie działającej jako biuro wirtualne. Poprzez wskazany przez Spółkę adres wirtualnego biura prowadzona była wymiana korespondencji. Trudności w dalszym obiegu pism pomiędzy wirtualnym biurem a Spółką obciążają tą ostatnią. Wbrew stanowisku skarżącej nie uprawdopodobniła wystąpienia tego rodzaju awarii teleinformatycznej, która mogłaby by być uznana jako zjawisko zewnętrzne, niezależne i trudne do przewidzenia. Z przedłożonych przez nią oświadczeń wywieść można, że z bliżej nieznanych przyczyn "zaginęły" wiadomości elektroniczne email jakie miał być wysyłane z wirtualnego biura "[...]" pod adres elektroniczny Spółki. Odnotowania wymaga, że firma obsługująca korespondencję posługiwała się również adresem przypisanym do domeny: "[...]", co jest widoczne w pochodzących od niej wydrukach wiadomości. Komunikacja elektroniczna Spółki z innymi podmiotami miała przebiegać w sposób niezakłócony, a więc awaria nie miała charakteru powszechnego. Dodatkowo należy zwrócić uwagę na wobec braku wskazania przyczyn takiego stanu rzeczy nie można wykluczyć, że sytuacja ta była następstwem zaniedbań po stronie Spółki.
Trafnie wskazał Dyrektor w odpowiedzi na skargę, że informacje zawierające treść postanowienia Naczelnika trafić miały równolegle na adresy osobiste osób związanych ze Spółką. Jeden z tych adresów zarejestrowany jest na domenie innej niż ta przypisana Spółce. Wobec powyższego nie sposób przyjąć, że Spółka poprzez te osoby nie powzięła wiedzy o postanowieniu Naczelnika, a tym samym pozostawała bez winy w braku podjęcia na czas odpowiednich kroków dla wykorzystania przysługujących jej środków prawnych. Spółka nie uprawdopodobniła, że korespondencja kierowana na inne adres elektroniczny na innej domenie niż "[...]".
Chybione okazały się zarzuty skargi odnośnie naruszenia wskazanych w niej przepisów postępowania. Organ nadzoru przeprowadził postępowanie wyjaśniające w stopniu odpowiednim do potrzeb zastosowania art. 58 k.p.a. Zaznaczyć trzeba, że to zainteresowany przywróceniem terminu podmiot powinien zaoferować organowi wyjaśnienia i dowody uprawdopodabniające wystąpienie przesłanek zastosowania tej instytucji. Ocena okoliczności sprawy dokonana przez DIAS była całościowa, na tle materiału wnioski wyprowadzone przez ten organ oraz przedstawione w uzasadnieniu postanowienia jawią się jako spójne i logiczne. Nie zasługiwały na uwzględnienie zarzuty naruszenia art. 77 §1 k.p.a. i art. 80 k.p.a. Bez znaczenia dla istoty sprawy pozostają kwestie związane z wstrzymaniem wykonania zaskarżonego postanowienia.
W tym stanie rzeczy skarga okazała się bezzasadna i jako taką należało ją na podstawie art. 151 p.p.s.a. oddalić.