Wyrok WSA z dnia 27 stycznia 2026, sygn. I SA/Gl 706/25

W skardze na postanowienie organu odwoławczego skarżąca zarzuciła naruszenie przepisów postępowania, które mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy, tj.:

1. art. 120, art. 121 § 1, art. 122, art. 187 § 1 i art. 191 O.p. poprzez ich błędne zastosowanie i uznanie, że skarżąca nie uprawdopodobniła, iż uchybienie terminu do wniesienia odwołania od decyzji podatkowej nastąpiło bez jej winy;

2. art. 162 § 1 w zw. z art. 163 § 2 O.p. poprzez ich błędne zastosowanie i uznanie, że skarżąca nie uprawdopodobniła, iż uchybienie terminu do wniesienia odwołania od decyzji podatkowej nastąpiło bez jej winy.

Skarżąca wniosła o uchylenie zaskarżonego postanowienia oraz o zasądzenie kosztów postępowania.

W uzasadnieniu skargi skarżąca w pierwszej kolejności przedstawiła stan faktyczny sprawy. Podniosła, że faktycznie decyzja organu pierwszej instancji z 5 grudnia 2024 r. została doręczona skarżącej 11 grudnia 2024 r., a więc termin do wniesienia odwołania upłynął 27 grudnia 2024 r. Zauważyła jednak, że w rzeczywistości dowiedziała się o wydaniu decyzji dopiero 7 lutego 2025 r., tj. z chwilą doręczenia upomnienia z 29 stycznia 2025 r.

Skarżąca wskazała, że pod adresem, pod którym została doręczona decyzja, znajduje się wyłącznie biuro Spółki, gdzie na co dzień nie przebywają członkowie zarządu Spółki. Natomiast pracownicy znajdujący się w biurze Spółki, wbrew procedurze wewnętrznej, odebrali korespondencję z organu pierwszej instancji i nie przekazali stosownej informacji do zarządu Spółki. Podkreśliła, że w okresie, w którym decyzja została doręczona do biura Spółki, obaj członkowie zarządu przebywali za granicą (co zostało potwierdzone dowodami załączonymi do wniosku), przez co nie byli w stanie uzyskać informacji o wpłynięciu do biura Spółki przesyłki z organu pierwszej instancji. Ponadto decyzja została doręczona skarżącej w okresie przedświątecznym, co tym bardziej utrudniło komunikację wewnątrz Spółki.

W ocenie skarżącej przywołane przez nią okoliczności (odebranie korespondencji przez pracownika skarżącej, wbrew obowiązującym procedurom korporacyjnym, brak poinformowania zarządu o odbiorze korespondencji, długotrwały pobyt członków zarządu Spółki poza granicami Polski, okres przedświąteczny znacząco utrudniający komunikację wewnątrz Spółki) dostatecznie uzasadniają stanowisko, że uchybienie terminu do wniesienia odwołania nastąpiło bez jej winy.

Ponadto, zdaniem skarżącej, organ podatkowy bezpodstawnie stwierdził, że skarżąca dopuściła się oraz nie dochowała wymogu należytej staranności, co stanowi wyraz dowolnej oraz arbitralnej oceny materiału dowodowego.

Skarżąca nie zgodziła się także z organem podatkowym, że nie podjęła odpowiednich kroków, które uchroniłyby ją przed negatywnymi, konsekwencjami skutecznego doręczenia decyzji podatkowej. Uważa, że dopełniła wymogu należytej staranności ustanawiając odpowiednią procedurę wewnątrzkorporacyjną, mającą na celu prawidłowy obieg dokumentów w Spółce, która niestety została rażąco złamana przez pracowników skarżącej. Zatem według skarżącej zaistniała sytuacja miała charakter absolutnie wyjątkowy, co świadczy o braku winy skarżącej w uchybieniu terminu.

W odpowiedzi na skargę organ odwoławczy wniósł o jej oddalenie, podtrzymując swoje stanowisko zawarte w zaskarżonym postanowieniu.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach zważył, co następuje:

Skarga nie zasługuje na uwzględnienie.

Przedmiotem kontroli Sądu jest postanowienie organu odwoławczego odmawiające przywrócenia terminu do wniesienia odwołania od decyzji organu pierwszej instancji z 5 grudnia 2024 r. w przedmiocie rozliczenia podatku od towarów i usług za poszczególne miesiące od stycznia 2017 r. do stycznia 2018 r.

Istota sporu sprowadza się do ustalenia, czy strona uprawdopodobniła brak winy w uchybieniu terminu do złożenia odwołania od wydanej wobec niej decyzji, a tym samym, czy zachodziły przesłanki uzasadniające przywrócenie terminu na podstawie art. 162 § 1 O.p.

Zarówno we wniosku, jak i w skardze, skarżąca podniosła argumenty, mające wykazać, iż dochowała wymogu należytej staranności i podjęła wszelkie konieczne działania mające na celu zabezpieczenie jej interesów oraz, że wniosek o przywrócenie terminu został złożony w ciągu 7 dni od dnia, kiedy dowiedziała o uchybieniu terminowi do wniesienia odwołania od wyżej wskazanej decyzji.

W pierwszej kolejności należy podkreślić, że kwestia doręczenia decyzji organu pierwszej instancji z 5 grudnia 2024 r. została przesądzona w ostatecznym postanowieniu Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Katowicach z 25 marca 2025 r. nr 2401- IOV4.4103.18.2025.ID-Rz stwierdzającym uchybienie terminowi do złożenia odwołania od decyzji organu pierwszej instancji.

Natomiast w skardze skarżąca przyznała, że powyższa decyzja faktycznie została doręczona skarżącej 11 grudnia 2024 r., co także wynika z adnotacji na potwierdzeniu jej odbioru (akta odwoławcze - k. 10).

Należy zauważyć, że osobie (E.S.), której doręczono przesyłkę, zawierającą decyzję organu pierwszej instancji, była wcześniej skutecznie doręczana korespondencja kierowana do skarżącej, w tym postanowienie z 5 listopada 2024 r. o wyznaczeniu 7-dniowego terminu do wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego w postępowaniu podatkowym prowadzonym przez organ pierwszej instancji. W tej sytuacji niezrozumiałe jest twierdzenie skarżącej, że korespondencję odebrał, wbrew obowiązującym procedurom korporacyjnym, jej pracownik.

Zgodnie z art. 162 O.p. w razie uchybienia terminu należy przywrócić termin na wniosek zainteresowanego, jeżeli uprawdopodobni, że uchybienie nastąpiło bez jego winy. Podanie o przywrócenie terminu należy wnieść w ciągu 7 dni od dnia ustania przyczyny uchybienia terminowi. Jednocześnie z wniesieniem podania należy dopełnić czynności, dla której był określony termin.

Z powyższego przepisu wynika, że organ podatkowy przywróci termin do dopełnienia czynności, dla której termin był określony, gdy kumulatywnie spełnione zostaną cztery przesłanki, tj., gdy zainteresowany:

1. złoży wniosek o przywrócenie terminu z podaniem przyczyn naruszenia terminu,

2. uprawdopodobni (przedstawi wiarygodne okoliczności), że uchybienie terminu nastąpiło bez jego winy,

3. wniesie prośbę (podanie, wniosek) o przywrócenie terminu w ciągu 7 dni od dnia ustania przyczyny uchybienia terminu,

4. równocześnie (jednocześnie) z wniesieniem wniosku dopełni czynności, dla której był ustanowiony przywracany termin.

Jak podkreśla się w orzecznictwie sądów administracyjnych, uniknięcie negatywnych skutków dokonania czynności postępowania, po upływie ustawowego terminu zakreślonego do jej wykonania wymaga uprawdopodobnienia nie tylko braku winy umyślnej, ale także lżejszej jej postaci - niedbalstwa, rozumianego jako niedołożenie należytej staranności, jakiej można wymagać od każdej osoby dbającej o swoje interesy. Zatem każdorazowo w takich sprawach wymaga rozstrzygnięcia, czy strona we wniosku uprawdopodobniła zachowanie reguł starannego działania. Ponieważ przepisy Ordynacji podatkowej nie wskazują, jaki stopień prawdopodobieństwa jest dostateczny do uznania, że określony fakt miał miejsce w rzeczywistości, należy sięgnąć przy jego ocenie do obiektywnych mierników staranności (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 4 marca 2020, sygn. akt II FSK 1257/18 - wszystkie wyroki sądów administracyjnych powołane w uzasadnieniu dostępne są w Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych)

Podkreśla się również, że brak winy - jako przesłanka zasadności wniosku o przywrócenie terminu - wiąże się z obowiązkiem strony do zachowania należytej staranności przy dokonywaniu czynności procesowych i można mówić o nim tylko wówczas, gdy dopełnienie czynności w terminie stało się niemożliwe z powodu trudnej do przezwyciężenia przeszkody niezależnej od strony. Powszechnie przyjmuje się - jako kryterium przy ocenie istnienia winy lub jej braku w uchybieniu terminu procesowego - obiektywny miernik staranności, jakiej można wymagać od strony dbającej należycie o swoje interesy, a przywrócenie terminu nie jest możliwe, gdy strona dopuściła się choćby lekkiego niedbalstwa w tym zakresie. Nadto zauważyć należy, że przy ocenie winy strony lub jej braku w uchybieniu terminu do dokonania czynności procesowej należy brać pod rozwagę nie tylko okoliczności, które uniemożliwiły stronie dokonanie tej czynności w terminie, lecz także okoliczności świadczące o podjęciu lub niepodjęciu przez stronę działań mających na celu zabezpieczenie się w dotrzymaniu terminu (por. postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 sierpnia 2017 r., sygn. akt II GZ 599/17; wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z 30 kwietnia 2014 r., sygn. akt I GSK 1580/12 oraz z 19 marca 2013 r., sygn. akt I GSK 1347/11).

Ponadto wykluczenie winy w uchybieniu terminu wymaga wykazania, że mimo dołożenia wszelkich możliwych w danych warunkach starań, strona nie mogła przezwyciężyć przeszkody uniemożliwiającej jej dokonanie czynności postępowania w terminie ustawowym.

W rozpoznawanej sprawie skarżąca upatruje zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 162 § 1 O.p. w braku, wbrew procedurze korporacyjnej, poinformowania członków zarządu Spółki o odbiorze korespondencji z organu pierwszej instancji oraz długotrwałym pobytem członków zarządu Spółki poza granicami Polski.

Podkreślić jednak należy, że skarżąca jest przedsiębiorcą, wymagana jest zatem od niej jest podwyższona staranność w prowadzeniu swoich spraw, a skutki działania pracownika skarżącej, w tym jego zaniedbania (niedbalstwo) obciążają skarżącą. Utrwalony w orzecznictwie i doktrynie jest pogląd, że zaniedbania pracownika w zakresie powierzonych temu pracownikowi zadań obciążają podmiot zatrudniający tegoż pracownika, a uchybienie przez podmiot zatrudniający terminowi do dokonania czynności procesowej, spowodowane okolicznościami związanymi z osobą jego pracownika, odnosi w pełni negatywne skutki wobec niego samego (por. postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 5 października 2022 r., sygn. akt I GZ 337/22). Wina obsługi personelu administracyjnego jednostki organizacyjnej obciąża tę jednostkę, a o braku winy w dopełnieniu wymogów procesowych nie mogą stanowić zaniedbania jej pracowników (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 5 września 2023 r., sygn. akt II GSK 1653/22).

W okolicznościach rozpoznawanej sprawy argumentacja skarżącej o dochowaniu należytej staranności w prowadzeniu firmy poprzez ustanowienie odpowiedniej procedury wewnątrzkorporacyjnej, mającej na celu prawidłowy obieg dokumentów w Spółce, nie zwalnia skarżącej z negatywnych konsekwencji wadliwego działania pracownika. Niedochowanie terminu przez skarżącą mogło być zawinione przez jej pracownika (brak poinformowania członków zarządu o odbiorze korespondencji), co zgodnie z jednolitym i utrwalonym poglądem w orzecznictwie i doktrynie powoduje jednak skutki dla pracodawcy, tj. skarżącej.

Również nieobecność członków zarządu skarżącej w siedzibie Spółki z powodu wyjazdu za granicę, sama przez się, nie może świadczyć o obiektywnej niemożliwości dochowania przez nią terminu do wniesienia odwołania. Tym bardziej, że wyjazd nie był wywołany zaistnieniem nagłych, niemożliwych do przewidzenia okoliczności, lecz wynika z jej wcześniejszych planów, o czym świadczą protokoły z narad koordynacyjnych na budowach w Niemczech, które zostały załączone do wniosku z 11 lutego 2025 r. (akta odwoławcze - k. 78-81). Sam fakt przebywania członków zarządu poza siedzibą firmy nie stanowi przeszkody o charakterze nadzwyczajnym, która uniemożliwia podejmowanie czynności postępowania. Zaś osoba świadoma tego, że w określonym, dłuższym okresie nie będzie przebywać w siedzibie firmy w związku z pobytem za granicą, powinna przed przewidywanym wyjazdem odpowiednio zabezpieczyć swoje interesy (podobnie wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 20 listopada 2018 r., sygn. akt VlI SA/Wa 350/18).

Jednocześnie podnoszona w skardze argumentacja, że skarżąca nie spodziewała się wydania i doręczenia decyzji organu pierwszej instancji z 5 grudnia 2024 r. w czasie przebywania członków zarządu Spółki za granicą, nie mogła odnieść oczekiwanego skutku. Skarżąca była świadoma toczącego się postępowania, ponieważ przed wydaniem decyzji z 5 grudnia 2024 r. skarżącej doręczono 8 listopada 2024 r. (odebrane przez tę samą osobę, co decyzja) postanowienie organu pierwszej instancji wydane na podstawie art. 200 O.p., a więc w okresie, kiedy osoby uprawnione do reprezentowania skarżącej przebywały w Polsce. We wniosku wskazano bowiem, że członkowie zarządu Spółki, tj.: P.H. przebywał w Niemczech od 27 listopada 2024 r., a B.P. od 4 grudnia 2024 r. Wyjeżdżając zatem w celach służbowych, członkowie zarządu skarżącej powinni podjąć kroki zabezpieczające swoje interesy, które gwarantowałyby skarżącej możliwość czynnego udziału w sprawie bez narażania się na skutki uchybień terminów. Jeżeli skarżąca nie podjęła takich czynności, w konsekwencji czego uchybia terminowi wyznaczonemu do dokonania czynności, to brak podstaw do uznania, że uchybiła terminowi bez swojej winy.

Powołane zatem przez skarżącą okoliczności nie mogły być uznane za uprawdopodobnienie braku winy w uchybieniu terminu do wniesienia odwołania, o których mowa w art. 162 § 1 O.p. Wbrew zarzutom skargi, organ poczynił prawidłowe ustalenia faktyczne i wyciągnął prawidłowe wnioski w kontekście powołanego przepisu.

Należy zatem zgodzić się z organem odwoławczym, że skarżąca nie dochowała należytej staranności przy prowadzeniu swych spraw jakiej w danych okolicznościach można by od niej oczekiwać, co powoduje, że uchybienie terminu nie nastąpiło bez jej winy.

W świetle powyższego chybione są zarzuty skargi wskazujące na naruszenie art. 162 § 1 O.p. w zw. z art. 163 § 2 O.p.

Niezasadne okazały się także zarzuty naruszenia art. 120, art. 121 § 1, art. 122 oraz art. 187 § 1 O.p. Organ odwoławczy wyjaśnił i prawidłowo ustalił stan faktyczny sprawy. Wbrew twierdzeniom strony skarżącej materiał dowodowy jest kompletny i pozwalał na wydanie prawidłowego rozstrzygnięcia w sprawie. Został także prawidłowo oceniony, zgodnie z zasadą swobodnej oceny dowodów, wyrażoną w art. 191 O.p. Natomiast sam fakt, że zaskarżone postanowienie nie spełnia oczekiwań skarżącej nie świadczy o naruszeniu art. 121 § 1 O.p.

W konsekwencji, nie można uznać, że organ odwoławczy naruszył przepis art. 162 § 1 O.p. wydając zaskarżone postanowienie.

Biorąc powyższe pod uwagę Sąd na podstawie art. 151 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143) oddalił skargę.