Wobec braku skutecznego doręczenia decyzji I instancji, uznanie przez Kolegium, że odwołanie zostało wniesione po terminie, stanowi naruszenie ustawy i podstawę do uchylenia postanowienia.
Skarżąca zarzuciła także, że zgodnie ze stanowiskiem przedstawicieli doktryny, przepis art. 151 O.p. nie pozostawia organom podatkowym możliwości doręczania pism w innym miejscu, ani też nie pozwala na ich doręczanie osobom nieupoważnionym do odbioru korespondencji, w tym również osobom, które podjęły się oddania pisma adresatowi w trybie wynikającym z art. 149 O.p. Tym samym doręczenie w siedzibie osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej nie może nastąpić do rąk przypadkowo napotkanego pracownika, lecz musi to być osoba fizyczna upoważniona do odbioru korespondencji lub prokurent, czyli też osoba fizyczna. Doręczenie osobie prawnej albo jednostce organizacyjnej niemającej osobowości prawnej odbywa się przez doręczenie pisma określonej osobie fizycznej, bo tylko taka osoba ma zdolność pokwitowania doręczenia. Podkreśliła, że powyższe stanowisko znajduje odzwierciedlenie w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego, zgodnie z którym regulacja ta ma charakter stanowczy. Zezwala bowiem na dokonanie doręczenia wyłącznie osobie mającej upoważnienie do odbioru korespondencji adresowanej do osoby prawnej bądź innej jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej. Brzmienie przedmiotowej regulacji wyklucza możliwość dokonania doręczenia do rąk osoby trzeciej, która zobowiązuje się do oddania korespondencji adresatowi, jak ma to miejsce w odniesieniu do osób fizycznych.
Skarżąca wskazała, że za skuteczne doręczenie korespondencji, na zasadach określonych przepisami art. 151 O.p. i n., można uznać wyłącznie doręczenie w lokalu jej siedziby - tj. na adres przy ul. [...]/16 p., [...] oraz wyłącznie osobie upoważnionej do odbioru w jej imieniu, tj. np. uprawnionemu pracownikowi skarżącej (ewentualnie zarządcy budynku lub dozorcy). Doręczenie zaś korespondencji pracownikowi innej spółki, nawet jeśli spółka ta ma lokal w tym samym budynku (piętrze) co osoba, do której pismo jest adresowane, nie wywołuje dla adresata skutków prawnych, jakie prawo wiąże z doręczeniem jej korespondencji. Zatem podjęcie odbioru korespondencji przez A. R., będącego pracownikiem innego podmiotu i jednocześnie nieuprawnionego przez skarżącą do odbioru korespondencji w jej imieniu, nie może powodować dla niej negatywnych konsekwencji. O. A. R. nie był i nie jest również zarządcą budynku ani dozorcą, a co w przypadku podjęcia się przez niego przekazania korespondencji skarżącej, mogłoby wypełnić normę ujętą w przepisie art. 151 § 2 O.p.
Organ wskazał natomiast, że doręczenie uznać należy za skuteczne i wiążące, a to z uwagi na fakt doręczenia korespondencji "w warunkach przewidzianych przepisem art. 149 O.p. tj. dorosłemu domownikowi". Zauważyć jednak należy, że w art. 151 § 1 O.p. ustawa nie odesłała do zastosowania postanowień art. 149 O.p., który umożliwia w przypadku doręczania pism osobom fizycznym doręczenie zastępcze sąsiadowi, dozorcy lub zarządcy budynku. Brak takiego odesłania częściowo rekompensuje art. 151 § 2 O.p., wprowadzając konstrukcję doręczenia zastępczego zarządcy budynku lub dozorcy. Powyższy pogląd odzwierciedlają także orzeczenia sądów administracyjnych, zgodnie z którymi "tryb doręczenia z art. 149 nie ma zastosowania do osób prawnych i jednostek niemających osobowości prawnej, gdyż przepis ten nie jest wymieniony w art. 151 § 1 zdanie drugie, a nadto zawiera przesłankę "nieobecności" adresata, co można odnosić wyłącznie od osoby fizycznej".
W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie, podtrzymując argumentację zawartą w zaskarżonym postanowieniu.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Kielcach zważył, co następuje:
Skarga nie jest zasadna, albowiem zaskarżone postanowienie odpowiada prawu.
Zgodnie z art. 3 § 1 oraz art. 145 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 935 ze zm., dalej: p.p.s.a.), wojewódzkie sądy administracyjne sprawują kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, co oznacza, że w zakresie dokonywanej kontroli sąd zobowiązany jest zbadać, czy organy administracji w toku postępowania nie naruszyły przepisów prawa materialnego i przepisów postępowania w sposób, który miał lub mógł mieć wpływ na wynik sprawy. Sądowa kontrola legalności zaskarżonych orzeczeń administracyjnych sprawowana jest przy tym w granicach sprawy, a sąd nie jest związany zarzutami, wnioskami skargi, czy też powołaną w niej podstawą prawną (art. 134 § 1 p.p.s.a.).
Dokonując tak określonej kontroli zaskarżonego rozstrzygnięcia, sąd nie dopatrzył się naruszeń prawa skutkujących koniecznością uchylenia lub stwierdzenia nieważności postanowienia objętego skargą.
Na wstępie należy zauważyć, że rozpoznanie niniejszej sprawy nastąpiło na posiedzeniu niejawnym, w trybie uproszczonym, na podstawie art. 119 pkt 3 i art. 120 p.p.s.a. Na podstawie tego przepisu, sąd może rozpoznać sprawę w trybie uproszczonym, gdy przedmiotem skargi jest postanowienie wydane w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie albo kończące postępowanie, a także postanowienie rozstrzygające sprawę co do istoty oraz postanowienie wydane w postępowaniu egzekucyjnym i zabezpieczającym, na które służy zażalenie.
Przedmiotem sporu w niniejszej sprawie była kwestia prawidłowości postanowienia Kolegium stwierdzającego wniesienie odwołania od decyzji wójta z 14 maja 2025 r. z uchybieniem terminu.
Zgodnie z art. 223 § 2 pkt 1 O.p. odwołanie wnosi się w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie. W niniejszej sprawie decyzja z 14 maja 2025 r. została doręczona spółce 19 maja 2025 r., co wynika ze znajdującego się w aktach administracyjnych sprawy wydruku (k. 28 akt adm). Zatem termin do wniesienia odwołania od powyższej decyzji upływał po 14 dniach od dnia doręczenia tej decyzji, czyli 2 czerwca 2025 r. Spółka wniosła zaś odwołanie 3 czerwca 2025 r. (prezentata na kopercie - k. 29 akt adm.).
Następnie wyjaśnienia wymaga, że z treści art. 228 § 1 pkt 2 O.p. wynika, że w ramach postępowania wstępnego przed organem odwoławczym organ ten, uznając, że odwołanie zostało wniesione po upływie terminu, obowiązany jest stwierdzić (w procesowej formie postanowienia) uchybienie terminowi do wniesienia odwołania. Innymi słowy, z uwagi na bezwarunkowy charakter art. 228 § 1 pkt 2 O.p., organ w przypadku uchybienia terminowi do wniesienia odwołania ma obowiązek wydania postanowienia stwierdzającego to uchybienie. Podejmując rozstrzygnięcie w oparciu o art. 228 § 1 pkt 2 O.p., organ ogranicza się wyłącznie do badania, w jakim dniu miało miejsce prawidłowe doręczenie decyzji oraz ustalenia, kiedy zostało wniesione odwołanie od tej decyzji. To te elementy są kluczowe przy ocenie dochowania lub niedochowania 14-dniowego terminu do wniesienia odwołania od decyzji podatkowej i to one przesądzają o ocenie zgodności z prawem postanowienia stwierdzającego uchybienie terminowi do wniesienia odwołania. Przepisy Ordynacji podatkowej nie nakazują organowi badać jeszcze innych okoliczności uchybienia terminowi.
Aby natomiast przyjąć, czy odwołanie zostało złożone w terminie, należy ustalić w jakiej dacie nastąpiło doręczenie stronie decyzji i czy doręczenie to spełnia warunki pozwalające uznać je za skuteczne. Jeżeli bowiem doręczenie nie może być uznane za dokonane ze skutkiem prawnym, to nie rozpoczyna się dla strony bieg terminu do złożenia odwołania. Termin do złożenia odwołania rozpoczyna swój bieg dopiero od dnia skutecznego doręczenia stronie decyzji. Kwestią zasadniczą jest więc ustalenie daty doręczenia decyzji.
Istota sporu w rozpoznawanej sprawie sprowadzała się przede wszystkim do oceny, czy decyzja z 14 maja 2025 r. została skutecznie doręczona i tym samym, czy termin do złożenia odwołania od tej decyzji rozpoczął swój bieg. W ocenie organu podatkowego brak było podstaw do uznania, że decyzja nie została skutecznie doręczona stronie skarżącej. Skarżąca zaś uważa, że nie doszło do skutecznego doręczenia spornej przesyłki, gdyż jej doręczenie było wadliwe z racji doręczenia jej osobie, która nie była umocowana do tej czynności.
Analiza akt sprawy wskazuje, że przesyłka zawierająca decyzję z 14 maja 2025r. została przesłana na aktualny adres jej siedziby: ul. [...]/16P, [...], listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, za pośrednictwem Poczty Polskiej. Zgodnie z wydrukiem z systemu Poczty Polskiej i adnotacjami operatora oraz doręczającego listonosza w polu "informacje o przesyłce" zamieszczono informację o jej doręczeniu 19 maja 2025 r. osobie uprawnionej do reprezentacji – E. P., nie zaś, jak twierdzi skarżąca, A. R.. Zatem stanowisko spółki kwestionującej skuteczność i prawidłowość doręczenia spornej przesyłki jest nieuzasadnione. Za chybione należy uznać zatem stanowisko skarżącej, która w skardze wywodzi, że przesyłka zawierająca decyzję wymiarową została odebrana przez osobę nieupoważnioną do odbioru korespondencji – A. R., co ma świadczyć o wadliwym jej doręczeniu. Na dowód powyższego spółka wnioskowała w skardze o przeprowadzenie dowodu z oświadczenia ww. osoby, którego jednak nie przedłożyła wraz ze skargą, o czym została poinformowana przez tut. sąd, w wykonaniu zarządzenia z 28 listopada 2025r.
W tym też kontekście zauważenia wymaga, że stanowisko i twierdzenia spółki pozostają niekonsekwentne i nielogiczne. Jak wynika z akt sprawy A. R., jako pełnomocnik spółki, podjął zaskarżone do sądu postanowienie Kolegium z 1 sierpnia 2025 r., co potwierdził własnoręcznym podpisem 9 września 2025 r., a ponadto wielokrotnie podejmował korespondencję kierowaną do spółki w toku postępowania podatkowego prowadzonego w sprawie przez wójta, jako osoba upoważniona (k. 8, k. 15, k. 21, k. 24, k. 26).
W konsekwencji nie zasługuje na uwzględnienie zarzut wadliwego doręczenia spornej korespondencji poprzez jej przekazanie osobie nieumocowanej do jej odbioru. W tym zakresie dostrzec należy, że skarżąca jest osobą prawną, a stosownie do art. 151 § 1 O.p. osobom prawnym oraz jednostkom organizacyjnym niemającym osobowości prawnej pisma doręcza się w lokalu ich siedziby lub w miejscu prowadzenia działalności - osobie upoważnionej do odbioru korespondencji lub prokurentowi. Przepisy art. 146, art. 148 § 2 pkt 1 oraz art. 150 i art. 150a stosuje się odpowiednio.
Zatem w sytuacji, gdy pod adresem spółki została odebrana skierowana do niej korespondencja, to na spółce ciąży obowiązek wykazania, że powyższy dowód doręczenia nie potwierdza tego faktu. To obowiązkiem osoby prawnej jest takie zorganizowanie odbioru korespondencji, by w jej siedzibie dokonywała tego osoba upoważniona. Przez osobę upoważnioną do odbioru pism należy rozumieć nie tylko osobę, która ma specjalne upoważnienie, ale również każdą osobę, która ze względu na funkcję wykonywaną w organizacji adresata jest regulaminowo lub zwyczajowo uprawniona do odbioru pism, np. pracownik kancelarii (biura), portier, członek zarządu (administracji), gdyż to, kto jest osobą upoważnioną zależy od wewnętrznego podziału funkcji w określonej jednostce, a może wynikać także z przyjętej praktyki. Jednakże przepisy nie zawierają normy, z której można by wnioskować, że spółka ma możliwość dowolnego decydowania o tym, którą korespondencję odbiera, a której nie odbiera. Upoważnienie określonej osoby do odbioru pism musi oznaczać jej upoważnienie do odbioru wszelkich pism kierowanych do spółki (por. wyrok NSA z dnia 13 kwietnia 2018r., sygn. akt II FSK 956/16; dostępny na stronie https://orzeczenia.nsa.gov.pl).
Przesądzające zatem o skuteczności doręczenia w trybie z art. 151 O.p. pisma do rąk osoby znajdującej się w siedzibie spółki upoważnienie do odbioru korespondencji może być udzielone także w sposób dorozumiany, a taką osobą może być osoba, która w siedzibie osoby prawnej - adresata korespondencji, posługując się pieczęcią firmową tego podmiotu i pieczęcią "pracownik" odbiera korespondencję skierowaną do tego podmiotu. W takiej sytuacji doręczyciel korespondencji nie ma obowiązku żądania od tej osoby upoważnienia do odbioru korespondencji, czy też sprawdzania w inny sposób, czy osoba taka rzeczywiście uprawnienie takie posiada (tak wyrok NSA z dnia 8 marca 2018 r., sygn. akt I FSK 654/16, dostępny jak wyżej).
Uwzględniając powyższe oraz dowód doręczenia skarżącej decyzji z 14 maja 2025 r., przyjąć należało, że prawidłowo Kolegium uznało je za skuteczne, zaś stanowisko i twierdzenia spółki nie podważają ustaleń tego organu. Wskazywana zaś przez organ definicja domownika oraz zarzuty spółki w tym przedmiocie nie dezawuują prawidłowości ustaleń organu w zakresie uchybienia terminu do wniesienia odwołania.
Nadto ubocznie wskazać należy, że to skarżąca spółka ponosi odpowiedzialność za działania wszystkich osób, przy pomocy których dokonuje czynności. Forma prawna oraz jej struktura organizacyjna sprawia, że za działania tych osób jest oceniana pod względem należytej staranności, a przesłanka ta w odniesieniu do skarżącej jest rozpatrywana w kontekście odpowiedzialności spółki za dobór osób, którym powierza wykonanie czy stałe wykonywanie określonych zadań (por. wyrok NSA z dnia 27 czerwca 2018 r., dostępny jak wyżej).
W świetle powyższego trafnie uznał organ odwoławczy, że termin do wniesienia odwołania upłynął z dniem 2 czerwca 2025 r. Skoro skarżąca wniosła odwołanie dopiero 3 czerwca 2025 r., to tym samym uchybiła terminowi do wniesienia odwołania.
Z powyższych względów skarga jako niezasadna, na podstawie art. 151 p.p.s.a., została oddalona.