Wobec tego DIAS uznał, że wniosek o przywrócenie terminu nie został złożony w terminie i nie został uprawdopodobniony brak winy strony w uchybieniu terminowi.
W skardze złożonej do tut. Sądu wniesiono o uchylenie zaskarżonego postanowienia oraz o zasądzenie kosztów postępowania wraz z kosztami zastępstwa procesowego wg. norm prawem przepisanych.
Zarzucono naruszenie przepisów postępowania w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy, tj. niewłaściwe zastosowanie:
1. art. 162 § 1 i 2 w zw. z art. 163 § 2 oraz art. 235 Op poprzez odmowę przywrócenia terminu do wniesienia odwołania od decyzji NUCS z 28 listopada 2025 r., pomimo, że spełnione zostały ustawowe przesłanki przywrócenia tegoż terminu, tj. uchybienie terminowi nastąpiło bez winy podatnika)
2. art. 138c § 1 Op poprzez uznanie, iż doręczeń pełnomocnikowi dokonuje się na inny adres do doręczeń elektronicznych, niż wskazany przez pełnomocnika w pełnomocnictwie;
3. 145 § 2 w zw. z art. 144 § 1a Op i art. 35e ust. 4 ustawy KAS poprzez odmowę przywrócenia terminu do wniesienia odwołania z uwagi na uznanie, że doręczenie decyzji NUCS nastąpiło na prawidłowy adres do doręczeń pełnomocnika, podczas gdy przepisy te należy interpretować w ten sposób, że pełnomocnikom zawodowym, (którzy są również użytkownikami systemu teleinformatycznego e-US) którzy w pełnomocnictwie wskazali adres do doręczeń elektronicznych - ADE (lub adres skrytki e- PUAPdo 31 grudnia 2025 r.) pisma należy doręczać na adres wskazany przez pełnomocnika w pełnomocnictwie.
W ocenie skarżącej niewłaściwe zastosowanie powyższych przepisów doprowadziło do błędnego uznania, że decyzja NUCS została doręczona skutecznie, zaś odwołanie podatnika wniesiono po terminie. Organ pominął bowiem fakt złożenia jednoznacznej dyspozycji pełnomocnika co do sposobu i adresu doręczeń elektronicznych, zawartej w formularzu PPS-1, w którym wskazano adres do doręczeń elektronicznych w postaci skrzynki na platformie ePUAP.
Podkreślono, że pełnomocnik miał prawo pozostawać w uzasadnionym przekonaniu, że korespondencja będzie kierowana wyłącznie na wskazany w PPS-1 adres do doręczeń elektronicznych. Za niezgodne z zasadą zaufania do organów podatkowych oraz z wymogiem przejrzystości i jednoznaczności mechanizmu doręczeń uważa skarżąca oczekiwanie od strony równoległego monitorowania kilku odmiennych systemów teleinformatycznych. Na potwierdzenie zajętego stanowiska powołano w skardze postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 8 października 2025 r., sygn. akt II FSK. 895/25, w którym sąd przesądził, że o skuteczności doręczenia pełnomocnikowi decyduje adres do doręczeń wskazany w treści pełnomocnictwa.
Zatem skoro pełnomocnik określił konkretny adres elektroniczny - niezależnie od tego, czy jest to adres do e-Doręczeń, czy inny dopuszczalny prawem kanał komunikacji - organ podatkowy jest tym wskazaniem bezwzględnie związany. Organ nie może dokonywać ani dowolnego wyboru sposobu doręczenia, ani kierować korespondencji za pośrednictwem systemu e-US wbrew treści pełnomocnictwa. Przepisy o doręczeniach profesjonalnym pełnomocnikom mają charakter szczególny i wyłączają stosowanie ogólnych zasad dotyczących komunikacji elektronicznej z podatnikami. To wola pełnomocnika wyrażona w pełnomocnictwie determinuje prawidłowy kanał doręczeń, a jej pominięcie skutkuje wadliwością czynności doręczenia.
W oparciu o zawartą w ar. 144 Op zasadę oficjalności postępowania podatkowego w zakresie doręczeń skarżąca wskazała, że organ podatkowy - jako gospodarz postępowania - ponosi odpowiedzialność za prawidłowe i skuteczne doręczanie pism procesowych, zaś obowiązek ten ma charakter bezwzględny i realizowany jest z urzędu, niezależnie od inicjatywy strony. Zatem to organ zobowiązany jest do ustalenia prawidłowego adresata, zweryfikowania aktualnego adresu do doręczeń, zastosowania właściwego trybu doręczenia (np. doręczenia bezpośredniego, zastępczego, elektronicznego) i dochowania wszystkich wymogów formalnych przewidzianych przepisami prawa.
Z kolei strona postępowania nie ma obowiązku podejmowania działań ani w celu uzyskania pisma, ani monitorowania czynności doręczeniowych organu. Ciężar prawidłowego przeprowadzenia tej czynności spoczywa wyłącznie na organie administracji publicznej. Konsekwencją przyjęcia zasady oficjalności jest również to, że strona nie może ponosić negatywnych skutków procesowych wynikających z wadliwego doręczenia. Jeżeli doręczenie nastąpiło z naruszeniem przepisów (np. z pominięciem ustanowionego pełnomocnika, na nieaktualny adres, z naruszeniem trybu doręczenia zastępczego), nie może ono wywoływać skutków prawnych, w szczególności nie rozpoczyna biegu terminów procesowych.
Końcowo wskazano w skardze na zasadę oficjalności doręczeń jako gwarancję procesową strony, realizującą konstytucyjną zasadę zaufania do organów państwa oraz zapewniając realną możliwość obrony jej praw w toku postępowania podatkowego.
Dlatego według skarżącej doręczenie decyzji było nieskuteczne, a termin do wniesienia odwołania nie rozpoczął biegu. Nawet przy odmiennej ocenie tej kwestii, spełnione zostały przesłanki przywrócenia terminu określone w art. 162 § 1 i § 2 Op, bowiem uchybienie nastąpiło bez winy strony, a wniosek został złożony w ustawowym terminie liczonym od dnia ustania przyczyny uchybienia. Dlatego odwołanie wraz z wnioskiem o przywrócenie terminu do jego wniesienia winno zostać merytorycznie rozpoznane.
W odpowiedzi na skargę DIAS wniósł o jej oddalenie, podtrzymując dotychczasowe stanowisko w sprawie.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie zważył, co następuje.
Skarga jest niezasadna.
Zgodnie z art. 162 § 1 – 2 Op w razie uchybienia terminu należy przywrócić termin na wniosek zainteresowanego, jeżeli uprawdopodobni, że uchybienie nastąpiło bez jego winy. Podanie o przywrócenie terminu należy wnieść w ciągu 7 dni od dnia ustania przyczyny uchybienia terminowi. Jednocześnie z wniesieniem podania należy dopełnić czynności, dla której był określony termin.
Oprócz skargi w niniejszej sprawie skarżąca zaskarżyła także postanowienie Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Olsztynie z 20 kwietnia 2026 r. nr 2801-IOV-2.4103.10.2026 stwierdzające uchybienie terminu do wniesienia odwołania od decyzji Naczelnika Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Celno-Skarbowego w Olsztynie z 28 listopada 2025 r. nr 378000-CKK2.4103.33.2023 określającej zobowiązanie podatkowe w podatku od towarów i usług za IV kwartał 2018 r. oraz I, II, III kwartał 2019 r.
Skargę na to postanowienie tut. Sąd uwzględnił w wyroku z 19 sierpnia 2026 r.
I SA/Ol 253/26 (Baza CBOSA) uchylając postanowienie DIAS z tej przyczyny, że wyżej opisana decyzja Naczelnika Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Celno-Skarbowego w Olsztynie z 28 listopada 2025 r. nie została prawidłowo doręczona i w związku z tym nie weszła do obiegu prawnego.
Wobec tego niezasadny okazał się wniosek o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania. Termin ten nie rozpoczął biegu ze względu na niedoręczenie decyzji.
Dlatego skarga na odmowę przywrócenia terminu do wniesienia odwołania, jako niezasadna, podlegała oddaleniu na podstawie art. 151 ustawy z dnia 30 sierpnia
2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 z późn. zm.).