Uzasadnienie
Przedmiotem skargi wniesionej przez Urząd Gminy S. (dalej jako: "wnioskodawca" "strona", "płatnik" lub "skarżący") jest indywidualna interpretacja przepisów prawa podatkowego z dnia 27 marca 2025 r., znak 0113-KDIPT2-3.4011.166.2025.1.GG, wydana w przedmiocie podatku dochodowego od osób fizycznych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (dalej jako: "organ" lub "Dyrektor KIS").
W treści wniosku w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego wskazano, że strona wypłaca diety radnym i sołtysom z tytułu wykonywania czynności związanych z pełnieniem obowiązków społecznych i obywatelskich, o których mowa w art. 13 pkt. 5 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163, dalej: "u.p.d.o.f."). Diety są wypłacane sołtysom na podstawie art. 37b ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1465; dalej: "u.s.g."), a radnym na podstawie art. 25 ust. 4, 6 i 8 u.s.g. Zasady przyznawania diet radnym i sołtysom oraz ich wysokość zostały określone w stosownych uchwałach Rady Gminy S.
Co do zasady diety są wypłacane w terminie do 10 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni przelewem na rachunek bankowy wskazany przez radnego lub sołtysa. W praktyce mogą wystąpić sytuacje, w których diety są wypłacane radnym i sołtysom z opóźnieniem z przyczyn zupełnie od nich niezależnych, np. gdy wystąpi konieczność wypłat zaległych diet z wyrównaniem z powodu zmiany regulacji odnoszących się do wysokości diet. Mogą również wystąpić sytuacje, w których w jednym miesiącu dojdzie do wypłat dwóch lub więcej diet należnych za kilka miesięcy, a w innym miesiącu diety nie zostaną wypłacone w ogóle. Taka sytuacja wystąpiła m.in. w grudniu 2024 roku, w którym zostały wypłacone radnym i sołtysom diety należne za listopad i grudzień. Przykładowo dieta należna za listopad wynosiła 3.220 zł i tyle samo wynosiła dieta należna za grudzień 2024 r. Zatem łączna wartość należnych diet za listopad i grudzień wyniosła 6.440 zł. W listopadzie natomiast została wypłacona dieta należna za październik. W danym roku wypłacanych jest łącznie 12 diet, należnych za każdy z miesięcy w danym roku. W związku z tym w analizowanym przypadku płatnik przy wyliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od wypłat dokonanych w grudniu rozpoznał przychód podlegający opodatkowaniu w wysokości 440 zł. Natomiast jako przychód zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 17 u.p.d.o.f. rozpoznał kwotę 6.000 zł.
Zdaniem strony, w takim przypadku przychodem podlegającym opodatkowaniu będzie de facto kwota nadwyżki ponad 3.000 zł, od kwoty należnej za dany miesiąc, a nie od nadwyżki nad kwotę 3.000 zł w odniesieniu do całości wypłaconej kwoty. Ulga będzie przysługiwała również w przypadku, gdy wypłata diety nastąpiła z opóźnieniem, bowiem należne kwoty da się bezpośrednio przypisać do danego miesiąca. W tym przypadku podatnikowi przysługuje bowiem zwolnienie do kwoty 3.000 zł w odniesieniu do konkretnej diety przypadającej za dany miesiąc, niezależnie od tego, kiedy została ona wypłacona (o ile została wypłacona w tym samym roku).
W związku z opublikowaniem we wrześniu 2024 roku nowego wzoru formularza PIT-R, płatnik w sytuacji wystąpienia skumulowanej wypłaty diet radnym i sołtysom w grudniu 2024 r., za listopad i grudzień 2024 r., postąpił w następujący sposób.
W części D formularza w kolumnie b "Przychód" w poz. 69 odnoszącej się do grudnia 2024 roku płatnik wykazał przychód w łącznej wysokości 6.440 zł (z czego 3.220 zł to przychód należny za listopad 2024 r., a 3.220 zł to przychód należny za grudzień 2024 r.). Natomiast w kolumnie d) "Przychód zwolniony od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 17 ustawy" w poz. 71 odnoszącej się do grudnia 2024 roku płatnik wykazał kwotę 6.000 zł, bowiem zdaniem wnioskodawcy limit zwolnienia w wysokości 3.000 zł, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 17 u.p.d.o.f., odnosi się do miesiąca, za który dieta była należna, a nie kiedy była wypłacona. Z kolei w kolumnie e) "Przychód do opodatkowania" w poz. 72 odnoszącej się do grudnia 2024 roku płatnik wykazał kwotę 440 zł. Natomiast w poz. 65, 67 i 68 odnoszących się do listopada 2024 roku płatnik wykazał kwoty odnoszące się do diety wypłaconej w listopadzie należnej za październik, czyli odpowiednio kwoty 3220 zł (w poz. 65), 3000 zł (w poz. 67) oraz 220 zł (w poz. 68).
W związku z tym skarżący powziął wątpliwości w zakresie tego, w jaki sposób dokonać obliczenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych w przypadku skumulowanej wypłaty diet radnym i sołtysom należnych za kilka miesięcy, a wypłaconych w jednym miesiącu oraz w jaki sposób wykazać poprawnie takie wypłaty na formularzu PIT-R. W szczególności dotyczy to sytuacji, w której należne diety za listopad i grudzień 2024 roku, zostały wypłacone w grudniu 2024 roku. Wątpliwości strony wynikają w znacznym stopniu w związku z pojawieniem się nowego wzoru formularza PIT-R.
W oparciu o powyższe skarżąca zadał następujące pytania:
1) Czy w przypadku kumulacji wypłat diet radnym lub sołtysom i jednorazowej wypłaty zaległych diet za kilka miesięcy w danym roku podatkowym, gdy np. z przyczyn niezależnych od radnego / sołtysa dieta wypłacona została mu z opóźnieniem (np. w łącznej kwocie 6.440 zł, gdzie 3.220 zł, to dieta należna za jeden miesiąc, a 3.220 zł należna za następny miesiąc), urząd gminy jako płatnik przy wyliczaniu zaliczki na podatek dochodowy postąpił prawidłowo rozpoznając przychód podlegający opodatkowaniu w wysokości nadwyżki ponad kwotę 3.000 zł, przypadającej na dany miesiąc, za który należna jest wypłacona z opóźnieniem dieta (czyli w kwocie 440 zł), a nie od nadwyżki ponad kwotę 3.000 zł od łącznej wypłaconej kwoty zaległych diet w danym miesiącu (tj. od kwoty 3.440 zł)?
2) Czy płatnik prawidłowo wypełnił formularz PIT-R (wersja 22), w przypadku wypłaconej w grudniu diety należnej za listopad w kwocie 3.220 zł i za grudzień w kwocie 3.220 zł, wykazując w części D formularza w poz. 69 kwotę 6.440 zł, w poz. 71 kwotę 6.000 zł, w poz. 72 kwotę 440 zł?
Przedstawiając własne stanowisko w sprawie, strona wskazała, że:
Ad. 1.
Urząd gminy prawidłowo dokonał wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych w sytuacji, gdy w grudniu 2024 zostały wypłacone jednemu podatnikowi dwie diety tzn. należne za listopad i za grudzień. Łączna wartość należnych diet wyniosła 6440 zł.
Ad. 2
Płatnik postąpił prawidłowo wykazując w formularzu PIT-R diety wypłacone radnym i sołtysom w grudniu za listopad i grudzień 2024 roku zgodnie z miesiącem ich faktycznej zapłaty, tj. odpowiednio w poz. 69, 71 i 72 w części D formularza. Płatnik postąpił również prawidłowo wykazując w poz. 71 "Przychód zwolniony od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 17 ustawy" formularza odnoszącej się do przychodów uzyskanych w grudniu 2024 roku kwotę 6.000 zł, zamiast 3.000 zł.
W interpretacji indywidualnej z 27 marca 2025 r. Dyrektor KIS stwierdził, że w zakresie wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy stanowisko strony jest nieprawidłowe, zaś w zakresie wypełnienia informacji PIT-R - w części dotyczącej wykazania przychodu w poz. 69 - jest prawidłowe, zaś w pozostałej części - jest nieprawidłowe.
Dyrektor KIS uzasadniając swoje stanowisko podniósł, że u.p.d.o.f. w art. 13 wyodrębnia i różnicuje przychody z działalności wykonywanej osobiście w taki sposób, że przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych (pkt 7) nie mogą być utożsamiane z wyodrębnionymi w punkcie 5 tego przepisu przychodami otrzymywanymi przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych i obywatelskich. "Obowiązki" w rozumieniu art. 13 pkt 5 u.p.d.o.f. muszą mieć charakter obowiązków wykonywanych na podstawie ustawy w tym sensie, że funkcja, z pełnieniem której obowiązki te się wiążą, jest funkcją unormowaną ustawowo. Dookreślenie, że chodzi o obowiązki o charakterze "obywatelskim" bądź "społecznym" wprowadza kryterium dodatkowe, sytuujące daną funkcję w płaszczyźnie relacji państwo – obywatel państwa albo społeczność – członek tej społeczności. Wskazano, że w orzecznictwie i doktrynie przyjęto, że o pełnieniu obowiązku obywatelskiego można mówić wtedy, gdy dana osoba uczestniczy w zawiadywaniu sprawami państwowymi jako obywatel, zgodnie z zasadami demokratyzmu instytucji publicznych.
Wyjaśniono, że z pełnieniem obowiązków społecznych mamy do czynienia wówczas, gdy dana osoba uczestniczy w pracy instytucji (w szczególności instytucji samorządu terytorialnego lub zawodowego) jako reprezentant pewnej społeczności, biorąc udział w rozwiązywaniu problemów tej społeczności w jej interesie (tego rodzaju funkcje należy odróżnić od usług świadczonych w celach zarobkowych). Tak rozumiane obowiązki społeczne lub obywatelskie można pełnić na podstawie wyboru, w wyniku powołania przez właściwy organ, wyznaczenia przez upoważnioną organizację społeczną lub na skutek podobnych prawem określonych zdarzeń.
Tak więc Dyrektor KIS wyjaśnił, że przy wykładni pojęć użytych w art. 21 ust. 1 pkt 17 u.p.dd.o.f. – by uniknąć zastosowania wykładni rozszerzającej – należy przyjąć zasadę, że kryteria rozumienia powyższych pojęć muszą mieć w pierwszej kolejności charakter kryteriów ustawowych, a tylko pomocniczo, tj. w kwestiach nierozstrzygniętych przez ustawy mogą odwoływać się do znaczeń pozaprawnych. Samo nazwanie świadczeń "dietą" bądź "wynagrodzeniem ryczałtowym", czy też "wynagrodzeniem" nie wystarczy w ocenie organu, aby w istocie nimi było i nie stanowi podstawy do zastosowania przedmiotowego zwolnienia. Do uznania określonego świadczenia za "dietę" (zwolnioną z opodatkowania) konieczne jest, aby świadczenie było w taki właśnie sposób nazwane przez ustawę i następowało w wykonaniu ustawowego uprawnienia do tego rodzaju świadczenia. Ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 17 u.p.d.o.f. korzystają diety oraz kwoty stanowiące zwrot kosztów, otrzymywane przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych i obywatelskich, natomiast zwolnieniem nie jest objęte wynagrodzenie tych osób w związku z pełnieniem funkcji w organach stanowiących osób prawnych. Zakwalifikowanie uzyskiwanych przychodów jako przychodów z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 13 pkt 5 u.p.d.o.f., powoduje ich opodatkowanie za pośrednictwem płatnika – na zasadach określonych w art. 41 i art. 42 tej ustawy.