Zwrot podatku u źródła (art. 28b CIT) — wniosek, termin 6 miesięcy, odsetki

Pkt 1: Pułapki kompletności wniosku

Najczęstsze powody wezwań do uzupełnienia (i resetowania biegu terminu):

1. Certyfikat rezydencji wystawiony w innej walucie niż językowo dopuszczalna — wymóg tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego, nawet jeśli to angielski. Nieintuicyjne, ale praktyka.
2. Brak apostille przy certyfikatach z państw nie-EU/EOG.
3. Oświadczenie BO sprzed wypłaty — organy żądają oświadczenia z daty wypłaty lub późniejszej. Oświadczenie sprzed 6 miesięcy uznają za nieaktualne.
4. Brak struktury własności przy strukturach holdingowych — wymagana jest pełna kaskada, włącznie z osobami fizycznymi na końcu.
5. Niewłaściwy formularz — WH-WCZ vs WH-WCP — łatwa pomyłka przy wypłatach ze zobowiązaniem brutto-up.

Strategia minimalizacji wezwań

Najlepsza praktyka to przygotowanie kompletu dokumentów jeszcze przed wypłatą, kiedy odbiorca jest „na linii". Po roku zbieranie zaktualizowanych dokumentów od zagranicznego holdingu staje się trudne — każdy dzień opóźnienia to dzień zamrożenia.

Pkt 2: Przedłużanie terminu — instrumenty organu

Organ ma kilka legalnych możliwości przedłużenia terminu 6 miesięcy:

• Wezwanie do uzupełnienia — najczęstsze. Termin biegnie od dnia uzupełnienia.
• Zawieszenie postępowania ze względu na potrzebę wyjaśnień u administracji państwa rezydencji odbiorcy (procedura wymiany informacji DRC). Termin zawieszony do otrzymania odpowiedzi — w praktyce 3-9 miesięcy.
• Wszczęcie postępowania kontrolnego u odbiorcy lub u płatnika — termin nadal biegnie, ale postępowanie zwrotu się przedłuża.

Jeśli organ przekroczy termin 6 miesięcy bez uzasadnionych podstaw przedłużenia, podatnik ma roszczenie o naliczenie odsetek — co prowadzi do pkt 5.

Pkt 5: Odsetki — kluczowe rozgraniczenie

Tu jest najważniejsza unikalna treść tego komentarza. Pojawia się fundamentalne pytanie: czy odsetki przy zwrocie WHT są:

• (A) Częścią zwrotu (czyli liczy się od daty pobrania WHT do dnia wypłaty), czy
• (B) Sankcją za zwłokę organu (liczy się od dnia przekroczenia 6 miesięcy)?

Wyrok NSA z 27 stycznia 2025 r. (sygn. II FSK 202/25) — przełomowy w tej kwestii. NSA jednoznacznie rozstrzygnął: art. 28b dotyczy zwrotu podatku, a nie odsetek. Odsetki w przypadku zwłoki organu naliczają się na zasadach ogólnych z art. 78 Ordynacji podatkowej, czyli od dnia przekroczenia terminu, a nie od dnia pobrania WHT.

Konsekwencje praktyczne wyroku II FSK 202/25

1. W typowej sprawie zwrotu (10 miesięcy procedury), odsetki nalicza się tylko za 4 miesiące zwłoki, a nie za 10 miesięcy zamrożenia.
2. Stawka odsetek = stawka odsetek za zwłokę z Ordynacji podatkowej (od 2024 r. — 14,5%, od 2026 r. uzależniona od WIBOR).
3. Należy zgłosić roszczenie o odsetki w odrębnym wniosku, nie automatycznie. Wniosek o zwrot WHT i wniosek o odsetki — osobne procedury.
4. Praktyka: większość podatników rezygnuje z dochodzenia odsetek, bo kwoty (np. 4 mies × 14,5% × 490 000 = ~24 000 PLN) nie są wystarczające by uzasadnić walkę z fiskusem.

Rozgraniczenie: zwrot art. 28b vs nadpłata art. 72 Ordynacji

Kluczowa unikalna analiza:

Cecha	Zwrot art. 28b	Nadpłata art. 72 Ordynacji
Stosuje się do	WHT pobranego pay & refund	Każdego nadpłaconego podatku
Termin organu	6 miesięcy	2 miesiące
Odsetki	Art. 78 Ordynacji od zwłoki	Art. 78 od dnia złożenia wniosku
Formularz	WH-WCZ / WH-WCP	Wniosek pisemny
Dla odsetek od papierów	Tak	Nie (alternatywa)

NSA w II FSK 202/25 wyjaśnił, że dla odsetek od WHT pobranych od odsetek od papierów (np. obligacji, kuponów) — można alternatywnie zastosować art. 72 Ordynacji (krótszy termin, ale bez ułatwień proceduralnych). Wybór ścieżki to decyzja taktyczna podatnika.

Pełen przykład obliczeniowy — zwrot WHT z odsetkami

Stan faktyczny: Polski emitent obligacji wypłacił w styczniu 2026 r. odsetki kuponowe 10 mln PLN do funduszu inwestycyjnego w Luksemburgu. Pobrano WHT 20% (2 mln PLN). Fundusz miał certyfikat i strukturę BO. Stawka traktatowa: 0% (zwolnienie z dyrektywy IRD). Wniosek złożony w lutym 2026 r.

Procedura faktyczna:

• Luty 2026 — wniosek WH-WCZ + komplet dokumentów.
• Marzec 2026 — wezwanie do uzupełnienia (nieaktualne oświadczenie BO).
• Kwiecień 2026 — uzupełnienie + bieg 6-mies. terminu rusza ponownie.
• Październik 2026 — termin teoretyczny zwrotu. Brak decyzji.
• Grudzień 2026 — decyzja o zwrocie 2 mln PLN.

Kalkulacja odsetek:

• Termin 6 mies. od kompletności (kwiecień 2026): październik 2026 r.
• Faktyczny zwrot: grudzień 2026 r.
• Zwłoka: 2 miesiące.
• Stawka odsetek za zwłokę 2026: 14,5%.
• Odsetki: 2 000 000 × 14,5% × (60/365) = ~47 670 PLN.

Roszczenie o odsetki zgłoszone osobnym wnioskiem w styczniu 2027 r. Zwrot odsetek: typowo 2-4 miesiące.

Wnioski praktyczne

• Komplet dokumentów PRZED wypłatą — minimalizuje wezwania.
• Odsetki ≠ podatek (NSA II FSK 202/25) — naliczane od zwłoki, nie od pobrania.
• Osobny wniosek o odsetki — automatycznie nie są zasądzane.
• Alternatywa nadpłata — dla niektórych typów odsetek krótszy termin.
• Realny czas zwrotu: 8-12 miesięcy, nie 6.